Sponzorsko pismo je zahtjev za financiranje ili zalihe za određeni projekt. Sponzorska pisma mogu se slati prijateljima i obitelji, kolegama, neprofitnim organizacijama, pa čak i korporacijama kako bi se dobila sredstva za razne projekte. Iako će se neki pozitivni odgovori temeljiti na prirodi projekta, pisanje osobnog, dirljivog i učinkovitog sponzorskog pisma može pomoći poboljšati šanse za primanje potrebnih sredstava ili traženih predmeta.
Kada pišete sponzorsko pismo, važno je istražiti potencijalne donatore. Ako je primatelj korporacija ili neprofitna grupa, saznajte ima li tvrtka povijest sličnih donacija i zahvalite grupi na već postojećim naporima. Istraživanje također može pomoći u suzivanju popisa potencijalnih donatora na one koji izgledaju sposobni i voljni donirati; Korporacija s poviješću donacija skupinama za pomoć u katastrofama, na primjer, mogla bi biti dobar spoj za školu ili vatrogasnu postrojbu koja pokušava prikupiti sredstva za opremu za hitne slučajeve ili programe obuke. Također može pomoći da se ispita ekonomska situacija primatelja; ako je potencijalni donator nedavno izgubio novac ili podnio zahtjev za bankrot, možda nije mudro napisati mu sponzorsko pismo.
Pokušajte pronaći ime osobe u organizaciji koja se bavi sponzorstvima i donacijama. To može pomoći da se osigura da pismo ide pravoj osobi, a također pomaže pri personalizaciji zahtjeva. Jednostavan poziv organizaciji obično može rezultirati ispravnim kontaktom unutar tvrtke. Ako šaljete pojedincu, svakako upotrijebite puno ime te osobe u pozdravu, umjesto da kažete “Poštovani gospodine” ili “Koga se to može odnositi”.
Jedan od najvažnijih dijelova pisanja sponzorskog pisma je detaljno opisati kako će se novac ili zalihe koristiti i zašto su potrebni. Ovo je mjesto da se opiše sva strast i naporan rad uključen u projekt, koji će, nadamo se, izazvati pozitivan odgovor čitatelja. Opis bi trebao biti osoban i iskren, ali ne prosjački, pasivno-agresivan ili bezosjećajan na bilo koji način. Možda će pomoći uključiti dirljive konkretne priče o projektu, a ne općenite informacije. Na primjer, u organizaciji koja hrani siromašne obitelji, ispričajte priču o određenoj obitelji, umjesto da samo objašnjavate da se hrana daje ljudima.
U nekim slučajevima, sponzorsko pismo treba sadržavati sve pogodnosti koje će personalizirani ili organizacija dobiti u zamjenu za njihovu donaciju ili pomoć. To može uključivati otpis poreza, posebno priznanje ili kredit, pa čak i majicu. Ako je donator strastven u vezi s tim, on ili ona mnogi ne moraju nužno brinuti o ovim bonusima, ali unatoč tome oni mogu poslužiti kao poticaj.
Možda bi bilo korisno uključiti popis točno onoga što je potrebno od sponzora. Za opremanje dječjeg košarkaškog tima, to može uključivati određeni broj uniformi, ispravne cipele, košarkaške potrepštine i opremu za trening. Neki donatori mogu biti spremniji pružiti određenu robu nego jednostavno napisati ček, ali obično se također preporučuje davanje mogućnosti doniranja sredstava. Donatorima može pomoći da se osjećaju uključenijima i važnijima za organizaciju ako mogu vidjeti kako će se njihovo sponzorstvo iskoristiti.