Zadužnica je pravni dokument, i iako je relativno temeljna, pisanje je često još uvijek nešto umjetan pothvat. U većini slučajeva bilješke moraju sadržavati naziv uključenih strana, ukupan iznos zajma i uvjete otplate. Svaka sigurnosna, interesna ili druga razmatranja također moraju biti navedena, a dokument obično moraju potpisati obje strane. Iako su neki besplatni predlošci dostupni na internetu i u knjigama, obično je dobra ideja barem istražiti pravila svoje nadležnosti prije nego pretpostavite da će bilješka koju napišete biti obvezujuća.
Identificiranje zajmodavca i zajmoprimca obično je prva stvar koju morate učiniti kada sjednete da napišete zadužnicu. Navedite puno ime svake strane, kao i datum — i datum hitne transakcije i datum sastavljanja bilješke. Mnogi dokumenti koje su izradili odvjetnici koristit će arhaičan jezik i otmjene fraze u identificiranju ključnih aktera, ali to obično nije potrebno. Sve dok jasno identificirate tko je uključen, obično je dovoljan čak i najjednostavniji jezik.
Nakon što ste imenovali strane, opišite transakciju. Zapišite tko je što kome dao i zabilježite uvjete razmjene. Točan iznos kao i medij – to jest, treba li se zajam platiti gotovinom, čekom ili ovjerenom obveznicom, na primjer – mogu se činiti previše očiti da bi se zabilježili, ali mogu pomoći da se razjasni što se dogodilo i kako. Jedan od ciljeva kada pišete zadužnicu je uhvatiti bit transakcije zajma na način da je vanjski promatrač ili sudac može upotrijebiti za ponovno stvaranje točno onoga što se dogodilo kada je sporazum sklopljen.
Sljedeća stvar koju treba uključiti je plan otplate. Ako će zajmoprimac otplaćivati novac na rate, navedite sve datume dospijeća plaćanja. Treba također uključiti način na koji se uplate primaju. To može uključivati vrstu plaćanja kao i lokaciju.
Kako biste napisali zadužnicu koja će vam biti od koristi u slučaju neplaćanja, ključno je da prvo odredite uvjete. Bez nekih dokaza da su se strane dogovorile da će na određeni način plaćati i primati, sporovi se često svode na puka prisjećanja. Bitke tko je što rekao rijetko su uvjerljive na sudu.
Sve duge kamate također treba uključiti dok pišete zadužnicu. Može li zajmoprimac ubrzati plaćanje preplatom ili uplatom glavnice, što s vremenom smanjuje otplatu kamata, također se može uključiti. Također treba identificirati bilo kakvo osiguranje zajma.
Potpisi su obično čvrsti zahtjev za svaki prijenosni instrument ili novčanicu, a zadužnice nisu iznimka. Ovisno o jurisdikciji, može biti potreban i potpis svjedoka ili pečat javnog bilježnika. Potpis u biti označava namjeru. Kada strane navedene na vrhu bilješke potpišu je na dnu, svjedoče da su pročitale uvjete, slažu se s njima i shvaćaju da će ih obvezivati.
Nije uvijek moguće napisati zadužnicu koja je pravno provediva, čak i ako uključuje sve ove osnovne elemente. Ovisno o tome gdje živite i koliko je novca u pitanju, mogu postojati posebna razmatranja ili klauzule koje se moraju uključiti. Neispravna zadužnica ni na koji način ne poništava zajam, ali može biti problematična ako jedna od strana ne ispuni svoj dio pogodbe. Često je dobra ideja potražiti savjet lokalnog odvjetnika u nekom trenutku dok namjeravate napisati zadužnicu, čak i samo na informativnoj osnovi.