Najbolji poslovni depoziti ispunjavaju osnovne zahtjeve banke i na odgovarajući način služe sporednim funkcijama ovog važnog poslovnog dokumenta. Uplatnice se obično naručuju putem banke i stoga će imati potrebnu šifru. Sekundarne funkcije uključuju sljedivost, točnost i komunikaciju transakcija. Svi ovi čimbenici zajedno funkcioniraju kako bi dokumentirali transakciju tako da je moguće točno knjigovodstvo. Osim toga, potrebno je svesti na minimum rizik od unutarnje ili vanjske krađe.
Ako depozite čini više ljudi na više lokacija, sljedivost je problem. Najbolji poslovni uplatnici imat će način praćenja tko je položio depozit, kada i gdje. To se može postići posebnom crtom na listiću koju potpisuje deponent. Višestruki ulošci ugljika korisni su za povećanje sljedivosti, a kopije čuvaju deponent i supervizor i dostavljaju ih banci.
Točnost je važan čimbenik u odabiru najboljih poslovnih uplatnica jer netočni podaci mogu dovesti do prekoračenja i bankovnih naknada ili netočnosti na računima klijenata. Kako bi povećale točnost, tvrtke mogu odlučiti koristiti računalno generirane uplatnice. Ako se uplatnice trebaju ispunjavati ručno, treba imati dovoljno mjesta za popis svih čekova, a redovi za svaki apoen novčanica moraju biti posebno evidentirani. Zaposlenici bi trebali biti dužni da uredno pišu na svim uplatnicama.
Komunikacija transakcija može biti očita u malom poduzeću, ali manje u vrlo velikom poduzeću. Knjigovoditelji moraju znati kada banka priznaje depozite, koji račun treba pripisati depozitu i oblik depozita. Raštrkane operacije mogu dovesti do toga da nekoliko ljudi rukuje depozitom. Stoga može biti važno ne samo više primjeraka poslovnih pologa, već bi se trebao održavati i registar depozita sličan čekovnom registru.
Tvrtka mora donijeti nekoliko odluka kako bi smanjila rizik od krađe. Treba znati veličinu tipične poslovne transakcije i iznos gotovine u odnosu na druga sredstva plaćanja. Ostale činjenice koje treba prikupiti jesu li poduzeće koristi ručno ispunjene ili računalno generirane uplatnice, učestalost pologa uplaćenih tijekom bankarskih sati u usporedbi s korištenjem noćnih uplata te hoće li depozite uplatiti različite osobe ili isti ili dvoje ljudi. Što je veća gotovinska transakcija, to je veća upotreba noćnih kapi, a ponovljeni depozit od strane iste osobe povećavaju mogućnost krađe od strane vanjskih agenata i zaposlenika. Jednokratne plastične vrećice za depozite s višestrukim ugljičnim poslovnim listićima pomažu u sprječavanju noćne krađe depozita.
Najbolji poslovni depoziti uključivat će gore navedene čimbenike, prema potrebi. Mogu se kretati u veličini od lista za otkidanje veličine novčanika do izvješća na više stranica koje generira računovodstveni softver. U svim slučajevima, oni bi trebali biti logični, uredni i lako razumljivi svim korisnicima. Poslovni depoziti, iako ih kupci ne vide, trebali bi odavati i profesionalni izgled.