Uređaji C-telefona nalaze se uglavnom u medicinskom području, ali se također mogu vidjeti u agencijama za provođenje zakona i pravnim tvrtkama. To su posebni telefoni koji ne obavljaju redovite pozive, ali dopuštaju pozivatelju da diktira i snima bilješke. Na drugom kraju telefonske linije, prepisivač sluša bilješku — kao što je bilješka o pacijentovom liječenju ili rasporedu — i zapisuje je. Prepisivač će morati voditi bilješke, stoga je važno da je C-phone udoban za korištenje. Obje strane koje koriste C-phone moraju birati isti broj iznova i iznova, tako da je brzo biranje korisno, kao i značajke reprodukcije; budući da telefon može funkcionirati kao običan telefon povećava njegovu korisnost.
Prepisivači, kada provjeravaju zapisnik C-telefona, obično će morati zapisati bilješke od liječnika ili drugog stručnjaka. Bit će važno da vam bude udobno dok pišete ove bilješke kako biste bili sigurni da je bilješka točna. Telefoni sa značajkama slušalica ili spikerfona omogućit će prepisivaču da koristi obje ruke za pisanje ili upisivanje bilješke bez ometanja.
Obje strane razgovora, snimatelj i prepisivač, uvijek će iznova birati slične brojeve. Snimač će birati broj za snimanje svoje poruke u posebnu pristiglu poštu, a prepisivač će birati isti broj da čuje poruku koja se reproducira. Kako bi se osiguralo da nitko ne zove pogrešnu pristiglu poštu i kako bi se olakšao pristup pristigloj pošti, brzo biranje omogućit će i snimaču i prepisivaču da pritisnu jedan gumb umjesto da biraju nekoliko brojeva.
Prepisivaču će vjerojatno biti lako čuti i zapisati jednostavne poruke, ali detaljne poruke mogu zahtijevati nekoliko reprodukcija, pa će biti potrebna mogućnost reprodukcije poruke C-telefona. To također pomaže snimaču, samo u slučaju da želi biti siguran da ništa nije propušteno u poruci. Premotavanje unatrag također pomaže prepisivačima i snimateljima da provjere dijelove poruke bez potrebe da sve ponovno reproduciraju.
Ako se prepisivač udvostručuje kao tajnica, tada će mu C-telefon koji može funkcionirati kao običan telefon pomoći da obavlja dodatne zadatke za profesionalca. To također pomaže snimaču, jer on ili ona mogu snimati poruke, a zatim pozivati pacijente i druge da prosljeđuju poruke u stvarnom vremenu. Prava funkcionalnost telefona ne pomaže u funkcijama snimanja C-telefona, ali čini telefon općenito korisnijim.