Za dobivanje diplomatske putovnice općenito je potrebna prijava, fotografije za putovnicu i naredbe ili izjava u kojoj se navodi potreba za takvom dokumentacijom. U većini zemalja ti se dokumenti izdaju državnim službenicima i njihovim ovlaštenim uzdržavanim osobama koji putuju ili su raspoređeni u inozemstvo službenim državnim poslom. Organizacija pokrovitelj ili državna agencija obično zahtijevaju i primaju putovnicu pojedinca. Ovo su putovnice bez naknade i mogu se koristiti samo kada putujete u inozemstvo kao dio službenih dužnosti vlasnika.
Proces podnošenja zahtjeva za diplomatsku putovnicu može se razlikovati od zemlje do zemlje. Kandidati su općenito zaposleni u svojim vladama ili su članovi uže obitelji ili ovlašteni pratioci takvog zaposlenika. Diplomatske putovnice izdaju se državnim službenicima koji moraju putovati u inozemstvo radi obavljanja službenih dužnosti. Kao rezultat toga, proces prijave često uključuje razgovor s državnim tajnikom ili agencijom za izdavanje.
Kandidati često započinju proces prijave ispunjavanjem zahtjeva za putovnicu. Također se mogu zatražiti fotografije za putovnicu, kao i dokaz o državljanstvu i drugi identifikacijski dokumenti. Vlasnici rijetko podnose zahtjev i primaju svoje putovnice kao pojedinci. Zahtjev obično u ime podnositelja zahtjeva podnosi vladina agencija pokroviteljica, kao što je vojska. U Sjedinjenim Državama zahtjevi se također mogu podnijeti putem saveznog kongresnog predstavnika podnositelja zahtjeva.
Posjedovanje diplomatske putovnice ne daje niti osigurava diplomatski imunitet ili putovanje bez vize. Diplomatski imunitet ili slobodu od kaznenog progona prema zakonima zemlje domaćina ne daje matična država nositelja, već zemlja domaćin. Ova se privilegija dodjeljuje uz razumijevanje da će imunitet diplomatima zemlje domaćina dobiti recipročno. Bečka konvencija o diplomatskim odnosima pruža pravni okvir za diplomatske odnose, a ratificiralo ju je 187 država do 2011. Neke zemlje još nisu ratificirale ugovor, dok druge priznaju samo neke odredbe.
Pojedinci koji nose diplomatsku putovnicu kao i njihovi ovlašteni uzdržavani članovi obično moraju dobiti diplomatske vize ako putuju službenim državnim poslom. Oni koji putuju kao turisti, na primjer, ne trebaju diplomatske vize. Diplomatske vize su obično rezervirane za one koji predstavljaju svoje nacionalne vlade, a ne za državu, pokrajinu ili lokalne entitete.
U većini slučajeva, diplomatske vize moraju se dobiti prije putovanja i zahtijevaju razgovor s konzularnim službenikom. Često se intervjuiraju i svi ovlašteni uzdržavani članovi, pratitelji ili zaposlenici koji će putovati s državnim predstavnikom. Vojno osoblje također se može kvalificirati za diplomatske vize pod određenim okolnostima, kao što je vojna obuka.
Postoje internetske tvrtke koje tvrde da mogu osigurati diplomatske putovnice i diplomatske sastanke uz veliku naknadu. Oni općenito nude pozicije i putovnice iz afričkih i oceanskih zemalja. Neki obećavaju da će osigurati veleposlaništvo ili druge položaje poput ministra, konzula ili atašea.
Te su usluge obično lažne jer diplomatska dokumentacija i imenovanja u agenciji za putovnice ne zahtijevaju naknadu za kvalificirane osobe. Osim ako je nositelj službeni državni službenik kojemu je potrebna dokumentacija za putovanje u obavljanju svojih dužnosti, pojedinci ne trebaju i ne smiju im se izdavati diplomatske putovnice ili vize. Putovanje s prijevarom stečenim diplomatskim akreditivima može dovesti do ozbiljnih zakonskih kazni.