Postoje posebne smjernice koje treba slijediti za dobivanje zamjenske putovnice na temelju onoga što se dogodilo sa vašom starom. Ako je ukraden ili izgubljen, možda ćete morati podnijeti policijsku prijavu kako biste dobili zamjenu. Maloljetnici koji postaju punoljetni mogu dobiti punoljetne putovnice na isti način kao i podnošenje zahtjeva za novu. Konačno, putovnice s isteklim rokom su neke od najlakših zamjena za izradu i obično ne uključuju osobnu posjetu uredu. Ako zapnete ili vam je potrebna pomoć oko škakljivog aspekta zamjene putovnice, postoje vladine web stranice, telefonske linije i računi e-pošte posvećeni pomoći ljudima da dobiju putovnice.
Vlade obično pružaju posebne komunikacijske linije koje građani mogu koristiti u slučaju izgubljene ili ukradene putovnice. Na primjer, obično postoji telefonski broj za poziv ili obrazac za slanje, bilo osobno ili putem pošte, kao odgovor na ovu vrstu situacije. U pravilu, stvarno primanje zamjenske putovnice kao odgovor na prijavu da je putovnica izgubljena ili ukradena traje slično vrijeme kao i primanje nove putovnice. Međutim, u slučaju izgubljene ili ukradene putovnice, primanje privremene putovnice može biti opcija. Privremene putovnice obično se daju građanima od slučaja do slučaja, ali zbog krađe putovnice, na primjer, često postoji veća vjerojatnost da će građanin moći dobiti takvu putovnicu u kratkom roku.
Nakon što navrše 18 godina, neki građani koji posjeduju putovnicu djeteta možda će morati svoju putovnicu zamijeniti verzijom za odrasle. Međutim, to nije slučaj u svim zemljama; u nekim je zemljama moguće nastaviti koristiti dječju putovnicu nakon navršenih 18 godina i do isteka putovnice. Podnošenje zahtjeva za zamjensku putovnicu za odraslu osobu često je jednostavnije i brže u usporedbi s podnošenjem zahtjeva za putovnicu za punoljetnu osobu koja se prvi put pojavljuje, jer određeni zahtjevi kao što su razgovori možda nisu potrebni. Obično je potrebno dostaviti papire osobno ili putem pošte za dobivanje zamjenske putovnice u ovakvoj situaciji.
Primanje zamjenske putovnice u zamjenu za putovnicu koja je istekla često je jednostavan proces koji se može dovršiti poštom. Obično je ova vrsta jednostavne zamjene putovnice uvjetovana posjedovanjem neoštećene putovnice koja je izdana kada je građanin imao isto ime i relevantne osobne podatke kao on ili ona trenutno. Također se obično zahtijeva da je prethodna putovnica izdana otprilike unutar prethodnog desetljeća. Kada tražite zamjensku putovnicu putem pošte, obično se zahtijeva da se prethodna putovnica kojoj je istekao rok važenja pošalje uz zahtjev u neoštećenom stanju.