Administrativni troškovi su troškovi koji ne utječu na određeno područje poslovanja, kao što je marketing ili proizvodnja. Važno je točno planirati administrativne troškove, budući da je administracija poduzeća često srce učinkovitog poslovanja. Za izračun administrativnih troškova bitno je voditi dobru evidenciju i voditi računa o svim mogućim varijablama. Uz dobru evidenciju, izračun troškova je jednostavan kao zbrajanje ukupnih računa.
Fiksni administrativni troškovi su oni koji se obično ne razlikuju od mjeseca do mjeseca. To može uključivati stvari kao što su telefonski računi, plaća ili troškovi osiguranja. Iako se oni mogu povremeno mijenjati, primjerice zapošljavanjem ili gubitkom zaposlenika, ovi troškovi općenito ostaju isti iz mjeseca u mjesec.
Varijabilni troškovi mogu uključivati neke polufiksne izdatke, kao što su računi za plin ili struju. Iako se oni mogu neznatno razlikovati od mjeseca do mjeseca, općenito će ostati u bliskom rasponu. Kako biste pravilno obračunali polufiksne troškove, pokušajte stvoriti prosječni mjesečni trošak zbrajanjem troškova za godinu dana i dijeljenjem s 12. To će vam dati adekvatnu ideju o mjesečnim ili tromjesečnim troškovima.
Potrebe za opskrbom mogu se s vremena na vrijeme mijenjati, uzrokujući varijacije u administrativnim troškovima. Izračuni zaliha mogu uključivati artikle poput papira, tonera ili potrepština za slanje, ali mogu uključivati i veće kupnje kao što su nova računala, uredski namještaj ili plin za službena vozila. Dobro vođenje evidencije ključno je za praćenje i troškova i pravilnosti narudžbi za opskrbu. Održavanje jednostavne datoteke proračunske tablice koja navodi vrstu kupnje, datum kupnje i trošak pomoći će da se troškovi nabave lako sastavljaju.
Mnoga poduzeća imat će diskrecijska administrativna sredstva za određene svrhe. To mogu uključivati sredstva za obuku ili seminare, blagdanske zabave, bonuse ili usluge zaposlenika kao što su automati. Postavljanje pažljivog proračuna za diskrecijsku potrošnju može pomoći u održavanju rashoda u skladu, istovremeno pružajući najbolje prilike za radnu snagu.
Poduzeća također ponekad mogu uključiti zaštitu od loših plaćanja u svoje administrativne troškove. Nažalost, gotovo se svaka tvrtka s vremena na vrijeme nađe na strani lažnog čeka ili lažne transakcije. U slučajevima kada je kazneni progon nepraktičan ili nemoguć, loša sredstva plaćanja mogu pomoći da se profitne marže ne iskrive.
Kada se administrativni troškovi precizno izračunaju i uspoređuju s dobiti, postaje lako vidjeti gdje se mogu smanjiti ili proširiti. Znati je li prihvatljivo zaposliti drugog radnika, tražiti jeftinije zalihe ili nadograditi računalne sustave, sve se to može shvatiti na prvi pogled ispitivanjem proračuna i izdataka za administraciju. Stručnjaci preporučuju da dobro praćenje administrativnih troškova bude svakodnevni zadatak koji se redovito prati i provjerava radi mogućih poboljšanja.