Da biste izradili politiku zadržavanja e-pošte, najprije morate navesti razlog zbog kojeg pišete politiku – da biste se pridržavali zakonskih zahtjeva, da biste zadržali dokaze o poslovnim dokumentima ili osigurali da se važne informacije ne izgube. Dokument također treba objasniti na koje zaposlenike utječe politika i koje su vrste e-pošte uključene. Također morate odlučiti koliko dugo e-poruke treba čuvati; možda ćete biti zakonski obvezni zadržati određene e-poruke za određeno vremensko razdoblje. Dodjeljivanje zaposlenika da bude odgovoran za praćenje politike može pomoći u osiguravanju da se vaša politika ispravno provodi.
Politika zadržavanja e-pošte je pisani postupak o tome kako tvrtka želi da njeni zaposlenici rukuju komunikacijom putem e-pošte. Pravila zadržavanja e-pošte obično navode koje e-poruke zaposlenici trebaju zadržati, koliko dugo i kako ih pohraniti. U mnogim jurisdikcijama postoje zakonski zahtjevi za to koliko dugo se komunikacija tvrtke – uključujući e-poštu – mora čuvati, stoga je važno imati jasnu politiku zadržavanja e-pošte.
Kada pišete svoju politiku, objasnite koje zaposlenike u tvrtki pokriva politika zadržavanja e-pošte. Ovisno o svrsi primjene politike, ona se možda neće odnositi na sve u vašoj organizaciji. Na primjer, zaposlenici skladišta koji se ne bave elektroničkom korespondencijom možda se neće morati pridržavati politike. Predstavnici korisničke službe, s druge strane, možda će morati zadržati većinu svojih e-poruka.
Opišite koje vrste korespondencije e-pošte potpadaju pod upravljanje pravilima o zadržavanju e-pošte. Na primjer, neke tvrtke pišu pravila o zadržavanju e-pošte koja se odnose na e-poštu koja se bavi administrativnim, fiskalnim, općim i prolaznim pitanjima. Politika vaše tvrtke može se posebno odnositi na e-poštu koja se bavi pitanjima koja imaju zakonske zahtjeve. Koju god e-poštu odaberete da bude obuhvaćeno ovom politikom, provjerite jeste li jasni i sažeti o temi.
Politika bi također trebala opisati koliko dugo treba čuvati e-poštu i kako bi zaposlenici trebali zadržati e-poštu. Za usklađenost s evidencijom, možda ćete biti zakonski obvezni zadržati korespondenciju s klijentima tijekom pet godina. Osim što je pohranjen u arhivi e-pošte na vašem poslužitelju, zakon također može zahtijevati da ispišete e-poštu i zadržite tiskanu kopiju u datoteci korisnika. Kakva god bila procedura za zadržavanje ovih zapisa, pobrinite se da je detaljno napišete kada pišete politiku zadržavanja e-pošte.
Dobra politika zadržavanja e-pošte trebala bi uključivati odjel ili naziv zaposlenika odgovornog za praćenje zahtjeva. Vaša tvrtka može imati odjel za usklađenost ili zaposlenika odgovornog za osiguravanje da su procesi tvrtke u skladu sa zakonom. To može biti fizička osoba zadužena za praćenje i provođenje politike zadržavanja e-pošte. Jasno navedite tko je odgovoran za upravljanje politikom kako bi zaposlenici znali kome se obratiti ako imaju pitanja ili probleme.
Nakon izrade politike, jedan od najvažnijih koraka je njezino širenje. Politika se ne može pridržavati ako zaposlenici koji je moraju provoditi ne znaju da ona postoji. Možda ćete htjeti održati sastanak ili obuku za pogođene zaposlenike. To osigurava da dobiju informacije koje su im potrebne kako bi se pridržavali pravila zadržavanja e-pošte.