Kada kreirate profesionalnu čestitku govorne pošte, dobro bi bilo razmisliti o tome što bi vaši pozivatelji mogli znati. Nakon što to učinite, možete napraviti popis točaka koje ćete pokriti u svojoj glasovnoj poruci; također bi bilo dobro da cijeli pozdrav napišete na komad papira. Idealna poruka trebala bi biti negdje između 10 i 20 sekundi, tako da biste mogli htjeti ponoviti svoju poruku prije nego što je snimite. Nakon što sastavite svoju telefonsku poruku, može biti dobra ideja dobiti drugo mišljenje o ovom pozdravu kako biste se uvjerili da zvuči profesionalno.
Prije nego što snimite profesionalnu čestitku govorne pošte, razmislite o vrsti ljudi koji bi mogli nazvati vaš dom ili tvrtku. Na taj način možete razmisliti o informacijama koje bi ti pozivatelji mogli trebati prije nego što sastavite svoj pozdrav. Većina pozivatelja upoznata je s načinom ostavljanja glasovne poruke, stoga pokušajte izbjeći da im dajete upute. Neke stvari koje biste možda željeli uključiti u svoju čestitku mogu biti vaše puno ime, titula, naziv vaše tvrtke i alternativni način da dođete do vas. Ako planirate biti nedostupni neko vrijeme, može biti dobra ideja da svojim pozivateljima kažete kada ćete se vratiti i dati im ime i telefonski broj druge osobe koju mogu nazvati u slučaju da im zatreba hitna pomoć.
Snimanje vašeg profesionalnog pozdrava govorne pošte ponekad može izazvati strepnju, pogotovo ako to nikada prije niste učinili. Možda će vam biti od pomoći otići na vrlo privatno mjesto kada budete spremni za snimanje, a to može pomoći da se osigura da nema pozadinske buke kada završite. Odvojite nekoliko minuta za pregled popisa koji ste ranije napravili i ponovite pozdrav nekoliko puta ako ste jako nervozni. Dok vježbate, pobrinite se da vaš govor teče glatko i da ne koristite riječi poput “uh” ili “um”.
Kada završite sa snimanjem profesionalne pozdravne poruke govorne pošte, možda biste željeli da bliski prijatelj nazove vaš telefonski broj kako biste zajedno preslušali odlaznu poruku. Na taj način možete dobiti njezino mišljenje o glasovnoj poruci prije nego što je drugi pozivatelji mogu poslušati. Ako vam prijatelj preporuči neke promjene, to bi trebalo biti lako napraviti, jer većina sustava će vam omogućiti da izbrišete svoju odlaznu poruku i ponovno je snimite koliko god puta želite.