Možete izvršiti analizu jaza utvrđivanjem trenutnog statusa na temelju mjere uspjeha, odlučivanjem o budućoj razini uspjeha i smišljanjem koraka koje bi trebalo poduzeti da biste došli do toga. Analiza se često koristi u poslovnom kontekstu kao dio procesa strateškog planiranja. U svakom kontekstu, analiza praznina je u konačnici način mjerenja stvarne izvedbe u odnosu na potencijalnu izvedbu. Nakon što je jaz u izvedbi definiran, funkcionalna analiza prebacuje se na različite pristupe za zatvaranje jaza.
Analiza nedostataka može se primijeniti na tvrtku u cjelini, određeni odjel, proizvod ili proces. Može se koristiti u bilo kojem običnom poslovnom kontekstu ili u bilo kojem kontekstu gdje je prostor za poboljšanje standardna mjera. Na primjer, tvrtka može analizirati trenutni prodor proizvoda na tržište u usporedbi sa željenom razinom budućeg prodora. Škola, za usporedbu, može analizirati uspješnost tekućeg poslovanja u odnosu na mjerila koja škola treba ispuniti da bi postigla određene standarde.
U svakom slučaju, prvi korak u izvođenju analize praznina je postavljanje mjere uspješnosti. Poduzeće može koristiti bilo koju mjerljivu statistiku, poput profitabilnosti, tržišnog udjela ili razine prodaje. Škole mogu koristiti akademske mjere, kao što su standardizirani rezultati testova, stope diplomiranja ili razine znanja iz matematike i čitanja. Mjera učinka koristi se za određivanje sadašnjeg ili stvarnog stanja stvari.
Sljedeći korak u analizi praznina je utvrđivanje vremenskog razdoblja u kojem će se mjeriti promjena. Na primjer, poduzeće može koristiti bruto profitnu maržu kao svoju mjeru uspješnosti. Zatim odlučuje za koliko godina u budućnosti želi projicirati potencijalnu učinkovitost. Ovaj vremenski raspon bit će poseban za svaku situaciju. Za poduzeće to može ovisiti o prometu zaliha tvrtke, dok škola može koristiti akademsku godinu ili vremenski raspon koji odredi upravljačko tijelo.
Treće, odredite koju razinu izvedbe očekujete postići do kraja razdoblja. Ono što ovo čini drugačijim od pukog postavljanja ciljeva i zadataka u vakuumu želja je strateška analiza konkurentske vjerojatnosti. Analiza jaza je relevantna samo ako prvo utvrdite da je određeno buduće stanje razumno dostižno na temelju tržišnih uvjeta ili da bi trebalo biti dostižno na temelju utvrđenih standarda. Polazi od pretpostavke da postoje operativni nedostaci koje je potrebno ispraviti ili poslovne prilike koje tek treba istražiti.
Na kraju, identificirajte korake potrebne za zatvaranje jaza. Ovi koraci općenito spadaju u stratešku ili taktičku kategoriju. Na primjer, strateški plan za zatvaranje jaza u tržišnom udjelu proizvoda usredotočit će se na teorije razvoja tržišta, prodora i diverzifikacije. Taktički plan će se usredotočiti na specifične aktivnosti, kao što je promjena cijene, pokretanje promocije ili stavljanje proizvoda u nova prodajna mjesta.