Kao dio procesa na kraju financijske godine, tvrtke s fizičkom imovinom obično su dužne dovršiti inventuru imovine. Svrha inventara imovine je fizički prebrojati i dokumentirati lokaciju sve imovine navedene u financijskom izvještaju. Ovaj se proces smatra dijelom pripreme potrebne svake godine na kraju godine, a obično se planira tri do četiri tjedna prije stvarnog kraja godine.
Postoje četiri stavke koje se obično moraju pojaviti u inventaru imovine: pregled popisa imovine iz financijskih zapisa, fizički pregled svake imovine, utvrđivanje mora li se promijeniti procjena i dodavanje nove imovine. Ovaj proces može biti jednostavan ili složen, ovisno o broju sredstava i njihovoj relativnoj lokaciji. Važno je napomenuti da ovaj popis može izvršiti interno osoblje ili treća strana. Najvažniji dio ovog popisa je osigurati da se svaki predmet fizički pregleda.
Prvi korak u popisu imovine je pregled popisa imovine koja je bila uključena u financijske izvještaje iz prethodne godine. Sve predmete koji su tijekom godine zbrinuti ili demontirani treba ukloniti s popisa. Kopiju upute i procjene vrijednosti predmeta u toj fazi treba dodati u datoteku.
Sljedeći korak je organiziranje imovine prema fizičkoj lokaciji u pripremi za inspekciju. Za pripremu potrebno je organizirati popis inventara. Svakom artiklu treba dodijeliti jedinstveni broj i način označavanja da je predmet uvršten u inventar. Neke tvrtke koriste naljepnice dok druge koriste sustav skeniranja crtičnog koda za ažuriranje zapisa.
Postoje dvije stavke koje se obično moraju provjeriti tijekom inventara imovine: postojanje stavke na naznačenom mjestu i stanje stavke. Na primjer, ako je predmet pokvaren ili u zapuštenom stanju, treba ga navesti na popisu inventara. To može rezultirati smanjenjem vrijednosti stavke.
Sva nova imovina koja je kupljena ili stečena tijekom godine mora se dodati na popis imovine. Pojedinosti koje treba uključiti su klasifikacija imovine, opis, lokacija i procjena. Sve stavke koje su kupljene, ali još nisu u prostorijama, mogu se isključiti s popisa imovine, sve dok njihova vrijednost nije uključena u procjenu imovine u financijskim izvještajima.