Izvod iz matične knjige rođenih smatra se javnom evidencijom u gotovo svakoj zemlji na svijetu, što provođenje pretrage rodnog lista ne čini težim od traženja evidencije o vlasništvu nad zemljom, matične knjige ili bilo kojeg drugog javnog zapisa. Ključ je u tome da znate gdje tražiti. U manjim zemljama, poput mnogih u Europi, evidencijom rođenih vodi jedna nacionalna agencija. U većim zemljama poput Sjedinjenih Država i Kanade, međutim, evidencija se vodi na državnoj ili ponekad čak i županijskoj razini. Uspješna pretraga izvoda iz matične knjige rođenih u tim većim zemljama obično zahtijeva malo istraživanja o tome gdje je osoba rođena.
Pretraživanje rodnog lista najlakše je kada znate puno informacija o toj temi. Kada imate ime subjekta, mjesto rođenja i približnu godinu rođenja, vaša je pretraga na dobrom putu. Sve što trebate učiniti je locirati državnu agenciju koja drži kopiju rodnog lista i podnijeti službeni zahtjev. To ponekad zahtijeva malu naknadu.
Većina ureda za vitalne evidencije i državnih ureda za javnu evidenciju održavaju web stranice koje opisuju koje vrste zapisa posjeduju, a mnogi čak nude mogućnost pretraživanja na mreži. Također možete locirati točan ured tako da provjerite telefonski imenik ili nazovete telefonsku liniju za pomoć vladine agencije u svojoj zajednici. Operateri bi vas trebali moći uputiti u odgovarajući ured.
Važno je pri svemu tome imati na umu da će presliku rodnog lista imati samo matična služba zajednice u kojoj je osoba rođena. Pretraživanje rodnog lista u evidenciji o tome gdje je netko živio ili umro obično neće pronaći rodni list osim ako je i on tamo rođen. Ako ste kontaktirali ured za matične knjige i niste pronašli nikakvu evidenciju, morat ćete proširiti pretragu.
Najbolje je sastaviti popis svih mjesta za koja mislite da je osoba mogla biti rođena i prikupiti sve podatke koje imate o osobi, uključujući imena roditelja i sve poznate braće i sestara. Ovi detalji mogu pomoći da se prikupi dovoljno informacija za ured za evidenciju kako bi pretraga vašeg rodnog lista bila uspješna. Pronalaženje i pregledavanje rodnog lista obično je besplatno, ali agencije mogu naplatiti naknade za kompliciranije pretrage, kao i za ispis.
Pretrage iz matične knjige rođenih mogu se provesti kod bilo koga za gotovo bilo koju svrhu. Većina ljudi koji provode pretrage rodnih listova to čine kao dio genealoškog istraživanja, kako bi identificirali pretke i izgradili obiteljska stabla. Pretraživanje rodnog lista može biti i iz osobnih razloga: da se zamijeni izgubljeni rodni list, da se pronađe rodni list za dijete ili da se dobije službena kopija rodnog lista ili zbog osobnog čuvanja ili zbog zaposlenja, na primjer. Rodni list može utvrditi državljanstvo u mnogim zemljama, ali nikada nije jedini način identifikacije. Za dokazivanje identiteta osoba obično uz rodni list mora imati barem jedan identifikacijski dokument s fotografijom.