Internal Revenue Service (IRS) Obrazac W-9 obično se koristi za prikupljanje relevantnih informacija o neovisnom poduzetniku ili honorarcu Sjedinjenih Država. Ovaj obrazac pruža službeni način za tvrtke i poslovne ljude da osiguraju identifikacijske podatke o osobama koje plaćaju. Tvrtke koriste podatke koje prikupljaju prilikom podnošenja potrebnih obrazaca Poreznoj upravi i pružanja informativnih obrazaca izvođaču. Tvrtka koja unajmljuje nezavisne izvođače čuva jedan od ovih obrazaca u dosjeu za svakog izvođača. Ponekad financijske institucije koje plaćaju kamate i dividende također koriste obrazac W-9.
Pravi način korištenja obrasca W-9 ovisi o ulozi osobe koja ga koristi. Ako tvrtka angažira nezavisne izvođače ili slobodnjake, daje praznu kopiju obrasca svakom izvođaču koje angažira. Nakon što ga izvođač ispuni i vrati tvrtki, čuva se u datotečnom sustavu tvrtke. Ako se izvođač preseli ili doživi druge promjene, uključujući promjenu naziva tvrtke, on bi trebao ispuniti novi W-9.
Ako je osoba koja koristi obrazac W-9 samostalni izvođač ili slobodnjak, njegov je posao ispuniti obrazac, potpisati ga i datirati ga te ga vratiti tvrtki koja ga je zatražila. To uključuje navođenje njegovog punog imena kako je navedeno u njegovoj poreznoj prijavi i njegovog službenog poslovnog imena, ako ga koristi. Neovisni izvođač također bi trebao odabrati vrstu svoje poslovne organizacije. Na primjer, osoba koja je jedini vlasnik svoje tvrtke ili samostalni slobodnjak obično će označiti polje pojedinca/samostalnog poduzetnika. Tu su i potvrdni okviri za korporacije, partnerstva i društva s ograničenom odgovornošću.
Zatim izvođač daje svoju potpunu adresu i broj socijalnog osiguranja. Ako ima identifikacijski broj poslodavca (EIN), može ga dati umjesto broja socijalnog osiguranja. Ako je pojedinac izuzet od rezervnog zadržavanja, također će označiti okvir s oznakom “Izuzeti primatelj plaćanja”.
Sljedeći korak u ispunjavanju obrasca W-9 je njegovo potpisivanje. Kada osoba potpiše ovaj obrazac, potvrđuje da ne podliježe rezervnom zadržavanju. Ako osoba podliježe rezervnom odbitku, tvrtka koja joj isplaćuje novac zadržava 28 posto njezinog novca u ime Porezne uprave. To se može dogoditi ako postoji neslaganje između podataka navedenih na obrascu i evidencije koju posjeduje Porezna uprava. Pojedincu se također može zadržati novac ako duguje zaostale poreze i ako je obaviješten da podliježe rezervnom zadržavanju.