Sustav za upravljanje bazom podataka (DBMS) zapravo je softverski program koji korisnicima omogućuje pregled, uređivanje, sortiranje i pokretanje izvješća o određenom skupu podataka. Ovi se programi također mogu nazvati aplikacijama, sučeljima ili klijentima. Upotreba sustava za upravljanje bazom podataka specifična je za funkcije za koje je razvijen: sustavi mogu biti dizajnirani da zadovolje različite potrebe korisnika. Za korištenje sustava za upravljanje bazom podataka, korisnici bi trebali naučiti naredbe povezane sa sustavom ili se upoznati s alatima grafičkog korisničkog sučelja (GUI) koji su razvijeni za izvršavanje zadataka kao što su stvaranje i modificiranje tablica te dodavanje, uređivanje ili brisanje zapisa.
Ako se sustavu za upravljanje bazom podataka koji koristite pristupa putem “naredbenog retka” – upisane naredbe koja izvršava program – morat ćete postati vješti s konvencijama onoga što je poznato kao standardni jezik upita (SQL). To zahtijeva da upišete određene naredbe kako biste svoje zahtjeve prenijeli samoj bazi podataka. Na primjer, naredba “CREATE TABLE customer” stvorila bi tablicu pod nazivom “kupci” u postojećoj bazi podataka. Takva jednostavna naredba ne stvara nikakve stupce u tablici niti je popunjava podacima. Dodatne naredbe mogu dodati složenost i dubinu novoj tablici.
Drugim sustavima za upravljanje bazama podataka može se pristupiti putem web portala. Obično ih održava tvrtka za web hosting i imaju korisničko sučelje koje omogućuje korisnicima pregled i odabir mogućih naredbi. Da biste koristili ovu vrstu sustava za upravljanje bazom podataka, morate se upoznati s opcijama izbornika koje omogućuju izvršavanje zadataka kao što su dodavanje tablica i postavljanje stupaca, kao i dodavanje, uređivanje i brisanje podataka u tim tablicama. Kada radite s ovom vrstom sustava upravljanja bazom podataka, nema potrebe učiti SQL. Neki stručnjaci, međutim, savjetuju da učenje rudimenata SQL-a može pomoći u rješavanju problema i pisanju upita.
Treći tip sustava upravljanja bazom podataka omogućuje instaliranje GUI-ja na računalo, što korisnicima omogućuje pokretanje programa sa svojih radnih stanica. Kao iu web-baziranim sustavima, opcije izbornika se razlikuju, ali zadaci potrebni za upravljanje bazom podataka ne zahtijevaju poznavanje SQL-a. Sustavi upravljanja unutar GUI-ja zahtijevaju učenje specifičnih opcija izbornika. Iako ne morate pisati u SQL-u, opće razumijevanje funkcija baze podataka je ključno kako bi se elementi sustava mogli ispravno postaviti.