Faks je skraćena žargonska riječ za “faksimil”. To je dokument koji se prenosi faksom preko telefonskih linija. Zbog prirode formata faksa koji sažima podatke, naslovnica faksa treba biti tekstualna, jasno i sažeto napisana i sadržavati najosnovnije važne informacije o faksu. Možete koristiti program za obradu teksta na računalu za izradu prilagođenog naslovnog lista faksa ili iskoristiti prednosti brojnih predložaka dostupnih na Internetu.
Faks se skenira putem vašeg faks uređaja i prenosi na faks uređaj vašeg dopisnika. Na primjer, možda šaljete faks velikoj tvrtki, gdje brojni zaposlenici vjerojatno dijele isti faks uređaj u uredu. Stoga je naslovnica faksa iznimno važna u pojedinostima tko bi trebao primiti faks i sažimanju sadržaja faksa. Time se osigurava da se faks distribuira odgovarajućoj strani na primatelju.
Svatko može nažvrljati rukom napisanu bilješku na listu papira i poslati je kao naslovnicu faksa. No, naslovni list faksa profesionalnog izgleda koristi pisaći stroj ili računalni program za obradu teksta za ispisivanje urednog i organiziranog naslovnog lista. Informacije bi trebale biti kratke i precizne s malo ili bez slika ili suvišnih grafika koje odgađaju vrijeme prijenosa. Na vrhu propratnog pisma pod “Od” obično se navode podaci o pošiljatelju, kao što su ime, adresa, adresa e-pošte, telefonski broj i broj faksa. Ovi podaci izgledaju slično kao povratna adresa na omotnici, naslagana s imenom pošiljatelja u prvom retku, adresom u drugom i trećem retku i tako dalje.
Ispod informacija “Od” nalaze se podaci koji prikazuju podatke primatelja faksa, obično navedeni kao “Prima” ili kao “Primatelj”. Slično informacijama “Od”, informacije “Primatelj” trebaju uključivati puno ime primatelja, adresu, adresu e-pošte, brojeve telefona i faksa, kao i sve druge relevantne podatke za kontakt. Važno je uključiti puno ime primatelja i, ako je moguće, druge identifikacijske podatke, kao što je uredski odjel ili lokal. Time se izbjegava zabuna na strani primatelja ako tvrtka ima, na primjer, tri Johna Browna koji rade u istom uredu. Uključivanje uredskog odjela i drugih identifikacijskih podataka pomaže uredu da točnije odredi primatelja i pomaže da se osigura da vaš faks primi točna osoba bez odgađanja.
Konačno, propratno pismo faksa treba sadržavati vrlo kratak sažetak relevantnih detalja uključenih u tijelo faksa. Ako faks sadrži informacije o elektroničkoj narudžbi servisnih dijelova za kosilicu, u propratnom pismu faksa to treba sažeto navesti u svrhu faksa i opće informacije. Većina naslovnih listova i predložaka faksa dopušta prostor za ove informacije, pod “Detalji” ili “Poruka”. Informacije u ovom odjeljku obično su ograničene na jednu ili dvije rečenice i trebaju biti što je moguće sažetije.
Nakon što je naslovnica faksa upisana, ispišite list na računalni pisač. Fax listovi se zatim povezuju s naslovnim listom faksa na vrhu. Kada dođe vrijeme za slanje faksa, prvo pošaljite propratno pismo faksa i detaljne listove faksa redom nakon naslovnog lista.