Pisanje dobre otpremnine zahtijeva da zapamtite svoje obveze prema sebi ili svojoj tvrtki, prema svom zaposleniku i zakonima o radu. Preispitivanje politike vaše tvrtke o sporazumima o nenatjecanju, neotkrivanju podataka, otpremninama i svim sindikalnim ugovorima koji dolaze u obzir važan je korak prije nego što sjednete za pisanje otpremnine. Svakako izbjegavajte svaki eventualno diskriminirajući jezik koji se odnosi na dob, spol, rasu i seksualnu orijentaciju. Priroda posla zaposlenika i razlozi za otpremninu imat će utjecaj na ton i jezik vaše otpremnine; na primjer, pismo o otpuštanju sezonskog zaposlenika manje je složeno od otpremnine dugotrajnom stalnom zaposleniku. Vaše pismo treba sadržavati sve specifične podatke vezane uz rastavu, kao što su datum stupanja na snagu raskida, razlozi za razdvajanje i sve pojedinosti u vezi osiguranja i otpremnine.
Odgovornosti prema vama i vašoj tvrtki uključuju zaštitu vašeg poslovanja od sudskih postupaka zbog nezakonitog raskida i, u isto vrijeme, održavanje pozitivnog morala zaposlenika. Vaš budući bivši zaposlenik vjerojatno će imati prijatelje među vašim preostalim osobljem. Pod pretpostavkom da je otpremnina benigna – poput otpuštanja zaposlenika iz ekonomskih razloga – ulaganje napora da se uvjeri bivši zaposlenik i ponudi pozitivno pismo preporuke može ublažiti neprijateljstvo koje bi se moglo odraziti na moral vašeg osoblja. Budite ljubazni koliko god možete, a pritom budite vrlo jasni u vezi s detaljima.
Za stalne zaposlenike potrebno je riješiti pitanja kao što su otpremnine, vrijeme godišnjeg odmora, vrijeme bolovanja, dioničke opcije i osiguranje. Zbog dobre poslovne politike, možda biste trebali potražiti pravni savjet prije nego što napišete otpremninu. Što se tiče otpremnine, vremena bolovanja i godišnjeg odmora, možete biti konkretni bez korištenja stvarnih iznosa u dolarima.
Dva tjedna godišnjeg odmora, devet dana bolovanja ili šest mjeseci otpremnine dovoljno su detaljni pokazatelji naknade za vašu otpremninu. Vaš računovođa i pravni savjetnik trebali bi voditi upućivanje na akcije u vezi s dioničkim opcijama i planovima za umirovljenje. Pismo biste mogli smatrati sporazumom o otpremnini. Dajete ponudu za uvjete rastave i, potpisivanjem ugovora o otpremnini, zaposlenik koji napušta radni odnos slaže se s vašim uvjetima. U slučaju da je zaposlenik član sindikata, opći sindikalni ugovor treba sadržavati smjernice koje se moraju pridržavati u slučaju otkaza ili otkaza.
U otpremninu nemojte uključivati jezik koji upućuje na spol, dob, rasu, seksualnu orijentaciju ili bilo koje drugo pitanje koje bi se moglo smatrati diskriminatornim. Nacionalni odbor za radne odnose (NLRB) ima smjernice za otpremnine dostupne na internetu. Nemojte se sramiti tražiti pravnog savjetnika. Budite jasni, sažeti, detaljni i ljubazni koliko to okolnosti zahtijevaju, a vaše pismo bi trebalo postići vaš cilj skladne rastave.