Pismo investitorima uvijek treba biti informativno, ali i profesionalno. Kako bi odnosi s investitorima bili jaki, uvijek jasno i iskreno komunicirajte o detaljima vašeg poslovanja. Vaša korespondencija s ulagačima trebala bi uključivati samo činjenične informacije i svaki ulagač treba biti obaviješten o važnim problemima koji utječu na nju ili njegovo ulaganje čim postanu poznati. Ako prilažete izvješća ulagača uz pismo, razradite sva područja zabrinutosti koja izvješće može prikazati i potaknite investitore da vas izravno kontaktiraju ako neko bude imao buduća pitanja ili nedoumice.
Kad god pišete pismo investitorima, provjerite je li napisano na memorandumu s fontom koji je lako čitljiv i profesionalnog izgleda. Bilo da pripremate tromjesečno pismo ulagačima, godišnje pismo ulagačima ili pišete pismo za prijedlog ulagača, svakako sačuvajte kopiju pisma za svoje datoteke i pošaljite kopiju istog pisma svim svojim ulagačima, kao i svi članovi odbora i druge odgovarajuće strane. Primateljima se obraćajte uvažavajućim i profesionalnim tonom i uvijek navedite svoje kontakt podatke.
Sva komunikacija s investitorima trebala bi biti prikladno datirana izravno u korespondenciji kako bi se održala činjenična vremenska linija komunikacije. Također biste uvijek trebali sadržavati referencu ili redak predmeta nakon datuma pisma kako bi vaši ulagači znali na što se pismo odnosi i kako bi se informacije lako mogle pronaći ako bude potrebno u budućnosti. Pismo ulagačima također treba uvijek započeti s poštovanjem i profesionalnim pozdravom čak i ako imate osobni odnos sa svojim investitorima.
Kada sastavljate pismo za slanje investitorima, uvijek je dobro prijeći izravno na stvar što je prije moguće. Možda imate prijateljski odnos s investitorom, ali razgovor o osobnim stvarima nikada nije prikladan kada dajete profesionalno pismo investitorima. Umjesto toga, pismo bi trebalo sadržavati samo informacije koje se odnose na poslovni interes investitora i ulaganje u vaš projekt.
U svom pismu investitorima budite optimistični u pogledu budućnosti vašeg zajedničkog poslovanja. Čak i ako se investitori susreću s mogućnošću gubitka ulaganja, detaljno opišite svoje najbolje strategije za pokušaj izbjegavanja takvog gubitka. Ukratko, uvjerite svoje investitore da dajete sve od sebe i profesionalno kako biste zaštitili njihove interese.
Kada pismo ulagačima donosi obeshrabrujuće vijesti, također je dobra praksa obavijestiti svoje ulagače o situacijama koje su naizgled izvan vaše kontrole. U isto vrijeme, međutim, osvijestite ulagače o naporima koje ste uložili u njihovo ime. Većina ulagača razumije rizike i razumije da nepredviđene okolnosti mogu rezultirati gubitkom. Međutim, ono što većina neće tolerirati je dezinformacija ili namjerna laž u pismu ili osobno.