Pisanje pisma o deložaciji uvelike je pitanje upoznavanja stanara sa zakonom radi zaštite vlastitih prava. Pismo o deložaciji treba sadržavati sve relevantne podatke i samo te podatke. Apsolutno je bitno uključiti datum kada najmoprimac mora napustiti prostor, razlog deložacije i navođenje relevantnih zakona koji reguliraju koliko dugo stanar ima pravo ostati. U nekim zemljama zakon ne štiti stanare, a pismo o deložaciji nije potrebno. Gdje stanari imaju prava, lokalne pravne agencije obično mogu pružiti savjete o tome kako sastaviti pismo o deložaciji.
Za početak morate staviti svoje ime i datum na pismo. Važno je da se stanarima obraćate i imenom. Nema potrebe uključivati neformalne pozdrave u pismo o deložaciji.
Prvo, pismo treba sadržavati informacije o tome zašto se stanari deložiraju. Ako se stanari deložiraju zbog kršenja ugovora o najmu, na primjer, važno je u pismu jasno dokumentirati o čemu je riječ. Mora se zabilježiti točno mjesto u zakupu gdje se ti podaci mogu pronaći. Ako se stanari deložiraju zbog neplaćanja stanarine, potrebno je navesti koliko dugo najamnina nije plaćana.
Dalje, dopisom o deložaciji treba tražiti da stanari napuste prostor u određenom broju dana. Relevantni zakoni o broju potrebnih dana mogu se naći u lokalnom sudu ili čak u knjižnici. Pozivanjem na ove zakone pismo će zvučati službenije i osigurat će da stanar shvati ozbiljnost situacije. Ako se moraju poduzeti i druge radnje, kao što je čišćenje kuće ili uklanjanje biljaka, one bi također trebale biti navedene u ovom odjeljku.
Možda bi bilo dobro uključiti upozorenje u pismo o tome što će se dogoditi ako stanar ne ode. Ako netko namjerava pozvati policiju, na primjer, to treba navesti u pismu. To nije zakonski potrebno učiniti, ali može biti preporučljivo jer bi to moglo spriječiti najmoprimca da se opire deložaciji.
Pismo treba završiti službenim pozdravom i nečijim imenom. Cijelo pismo treba biti otkucano, ali i potpisano rukom. Korištenje profesionalnog fonta i poslovnog pribora za pismo učinit će da izgleda službeno. U biti, obavijest o deložaciji treba se tretirati kao svaki drugi profesionalni dokument i treba predstavljati tvrtku koja je šalje.
Nakon što je pismo napisano, potrebno je napraviti kopiju za svoju evidenciju i dostaviti pismo stanarima. Nije potrebno da stanodavac osobno uruči pismo, ali je važno da stanari ne mogu tvrditi da pismo nikada nisu dobili. Ako stanari zanemare pismo, napravljena kopija bit će važna za sudski postupak koji se odnosi na deložaciju. Mogućnost da se dokument može koristiti u pravnim postupcima čini posebno važnom korištenje formalnog jezika u pismu i ne uključuje prijetnje, nerazuman jezik ili dokaze o osobnim sukobima.