Postoji niz situacija u kojima će osoba možda morati napisati pismo o izuzeću. Na primjer, možda će biti potrebno objasniti zašto je porezni obveznik oslobođen plaćanja određenih lokalnih, državnih ili saveznih poreza. Osim toga, takvo pismo može biti potrebno kako bi se pravno potvrdilo izuzeće od zakonski potrebnih cijepljenja ili drugih zakonskih zahtjeva za koje osoba ima valjan razlog za nepoštivanje. Iako svaka situacija može zahtijevati nešto drugačije informacije, format pisma o izuzeću bit će uglavnom isti bez obzira na njegovu namjenu. Pismo treba sadržavati osnovne identifikacijske podatke, objašnjenje zakonske obveze i razlog za izuzeće, te jasno navesti da pisac traži izuzeće.
Prilikom pisanja pisma o izuzeću, prvi korak je osigurati da je korespondencija upućena odgovarajućoj osobi ili agenciji. Porezne agencije, na primjer, mogu imati mnogo različitih ureda i adresa koje primaju dopise poreznih obveznika. Jednostavan telefonski poziv trebao bi osigurati ispravnu poštansku adresu i ime osobe kojoj se pismo treba uputiti, ako je prikladno.
Samo pismo treba sadržavati relevantne podatke pisca, ako nisu na memorandumu, kao što su ime, adresa i adresa e-pošte ili telefonski broj. Nakon što ga pravilno riješite, u pismu treba navesti na što se odnosi, kao što je “oslobođenje od poreza na promet” ili “oslobođenje od cijepljenja”. Također treba navesti identifikacijski broj poreznog obveznika ili broj socijalnog osiguranja kako bi primatelj znao na čije evidencije utječe izuzeće.
Unutar tijela pisma o izuzeću, pisac bi trebao navesti koja je zakonska obveza na koju on ili ona traži izuzeće. Na primjer, ako je zakonska obveza plaćanje poreza na promet, onda bi autor pisma trebao priznati da je ta obveza predmet pisma, a time i izuzeće. Nakon što navede što je zakonska obveza, pisac treba objasniti zašto ima pravo na izuzeće od obveze. Ako je moguće, autor bi trebao uključiti referencu na pravni izvor koji mu daje pravo na izuzeće.
Uz objašnjenje zakonske obveze i razloga zašto pisac vjeruje da ima pravo na izuzeće, pismo treba jasno navesti da pisac traži izuzeće. Ako je izuzeće za maloljetnu osobu, kao u slučaju obveze cijepljenja, onda pisac mora navesti ime djeteta, odnos s djetetom i potvrditi roditeljsko izuzeće iz vjerskih razloga, na primjer. Navođenjem izuzeća u jednostavnoj rečenici na kraju pisma čitatelju bi trebalo biti jasno da autor traži izuzeće.