Pisanje pisma o naplati duga uključuje pripremu poslovnog pisma koje jasno identificira njegovu svrhu i pridržava se zakona vaše jurisdikcije o praksi naplate. Obično ćete morati uključiti podatke o dugu koji pokušavate naplatiti i iznosu koji dospijeva. U nekim zemljama možda ćete također morati uključiti jezik koji dužniku daje rok od 30 dana da ospori valjanost duga i slijediti standardni format pisma o naplati duga. Iako utjerivatelji dugova mogu biti čvrsti, većina jurisdikcija ima zakone protiv korištenja laži, prijetnji i taktika zastrašivanja u naplati dugova. Zapravo, bilo bi dobro da počnete tako što ćete zauzeti blaži pristup naplati duga i postupno raditi na čvršćim zahtjevima za plaćanje.
Kada trebate napisati pismo za naplatu dugova, vaš prvi korak može biti učenje zakona o naplati u vašem području. Možda ćete morati napisati pismo u određenom formatu ili izbjegavati određene vrste izjava u postupcima pravne naplate. Na nekim mjestima možda ćete morati navesti da je svrha pisma naplatiti dug ili se izričito identificirati kao uterivač duga. Isto tako, možda ćete morati obavijestiti primatelja pisma da ćete koristiti bilo koju informaciju koju dobijete za naplatu duga.
Obično morate dati datum pisma o naplati duga, a neke jurisdikcije mogu zahtijevati da navedete da primatelj ima 30 dana da ospori valjanost duga. Možda ćete također morati navesti svoju poslovnu adresu kao i podatke za kontakt. Ako se adresa na koju želite primati uplate razlikuje od fizičke adrese vaše tvrtke, možda ćete morati navesti i fizičku adresu.
Tijelo vašeg pisma o naplati duga mora biti jasno i lako razumljivo. Obično ćete morati identificirati dug koji pokušavate naplatiti i iznos koji dospijeva. Ako naplaćujete dug za drugu tvrtku, možda ćete morati identificirati i tu tvrtku. Pismo o naplati duga mora sadržavati samo istinite podatke. Većina mjesta ima zakone protiv korištenja laži za naplatu dugova, a isto vrijedi i za prijetnje i taktike zastrašivanja.
Često pismo o naplati duga služi kao nježan podsjetnik da se duguje novac. U nekim slučajevima, dužnik može zaboraviti platiti račun ili doživjeti privremene financijske probleme. U takvom slučaju, početak pismenih postupaka naplate na prijateljski način može ga potaknuti da plati brže. Ako to ne uspije, možda ćete morati slati pisma koja imaju sve čvršći ton.