Tvrtkama se savjetuje da napišu pismo odbijanja kandidata za posao svim kandidatima koje ne zaposle. Cilj pisma je obavijestiti podnositelja zahtjeva o okolnostima, pokazati mu zahvalnost i održati dobar odnos s podnositeljem zahtjeva. U najmanju ruku, pismo o odbijanju kandidata za posao mora sadržavati:
Izjava da podnositelj zahtjeva nije dobio posao.
Izraz zahvalnosti za prijavu i sve intervjue.
Sve najbolje kandidatu u daljnjem traženju posla ili profesionalnom razvoju.
Pisma također mogu sadržavati poticaj za ponovnu prijavu, zahtjev za prijavu na drugi trenutni posao i osobne podatke o stvarima koje su ispitivači cijenili kod podnositelja zahtjeva.
Većina pisama je napisana u službenom poslovnom stilu. Prva jedna do dvije rečenice posvećene su obavještavanju podnositelja zahtjeva da je netko drugi angažiran i davanju nejasnog razloga za to. “Nažalost, u ovom trenutku možemo vam ponuditi posao zbog velikog broja kvalificiranih kandidata”, ili je dovoljna neka permutacija ove rečenice.
Sljedećih nekoliko rečenica treba zahvaliti podnositelju zahtjeva što je prošao proces prijave/razgovora. Također ih se može osobno uputiti kako bi tvrtka pokazala svoju zahvalnost što je upoznala podnositelja zahtjeva. Rečenica poput: “Cijenili smo što smo vas upoznali i uživali smo čuti vaše ideje o tome kako biste se uklopili u našu korporaciju” prikladna je ako se to dogodilo. Mnogi poslovni stručnjaci smatraju da bi izjava u ovom dijelu pisma o odbijanju kandidata za posao trebala biti malo personalizirana i izraziti određenu zahvalnost za stvarnu pojavu tijekom intervjua kako bi ublažili odbijanje i učinili ga osobnim i ugodnim.
Posljednji bitni detalj je želja za uspjehom kandidata u budućnosti. To se može izraziti jednostavnom izjavom poput: “Želimo vam kontinuiran uspjeh u svojoj profesiji (traženje posla, karijera, itd.)” Pismo o odbijanju kandidata za posao tada treba zatvoriti službenim potpisom.
Između izražavanja zahvalnosti i želje za uspjehom, pisma bi mogla sadržavati pozive za prijavu na druge trenutne poslove ili za buduće poslove. Ove su pozivnice jedan od razloga za personaliziranje svih pisama, a ne slanje obrasca. Neke tvrtke ne pozdravljaju ponovnu prijavu kandidata ako su intervjui bili loši ili nepovoljni, no možda su im se neki kandidati jako svidjeli i nisu im mogli ponuditi posao. Preporuča se ako je otvoreno drugo radno mjesto, poslodavac to treba reći ne samo u pismu, već iu telefonskom pozivu.
Tvrtke bi trebale izbjegavati potencijalne zamke prilikom pisanja pisma o odbijanju kandidata za posao. Ne bi trebali komentirati osobu/e zaposlene ili specifične kvalitete koje su tu osobu učinile boljim odabirom. Tu leži potencijal za tužbe zbog nepoštene prakse zapošljavanja. Negativno komentirati podnositeljevu izvedbu također nije preporučljivo. Zapamtite cilj koji je pred vama; obavijestiti, zahvaliti, poželjeti dobro i ostaviti dobar dojam.