Pismo o zadovoljstvu korisnika treba sadržavati detaljne informacije o situaciji i željenom rješenju, bilo da se radi o pohvali za zaposlenika koji je otišao iznad i dalje ili o zamjeni neispravnog proizvoda. Povratna pisma ove prirode trebaju biti sažeta, jer će osoblje možda morati pročitati veliki broj svakog dana. Također je važno osigurati kontakt podatke kako bi tvrtka mogla odgovoriti.
Bilo da je iskustvo bilo pozitivno ili negativno, pomaže da se pruži što više informacija, uključujući datum, vrijeme i mjesto događaja. U pismu o zadovoljstvu korisnika također treba navesti pojedinosti o transakciji koja se dogodila i imenovati uključene članove osoblja, ako je moguće. Sve druge relevantne informacije trebaju biti uključene kako bi tvrtka imala potpuni pregled onoga što se dogodilo i tko je bio uključen.
U slučaju žalbenog pisma u kojem se želi požaliti na problem i dobiti rješenje, može pomoći rasprava o tome što je učinjeno u to vrijeme. Pismo o zadovoljstvu korisnika moglo bi naznačiti da je kupac zatražio pomoć od nadzornika, na primjer, ili je osobi koja je popravljala ukazao na problem s neispravnim popravkom, a nije dobio odgovor. Ako je pisac pisma kontaktirao bilo koga drugog u tvrtki i nije dobio zadovoljavajući rezultat, o tome također treba razgovarati.
Nakon što su informacije izložene u jednom do dva odlomka, pisac pisma može uključiti odlomak kako bi raspravljao o tome kakva se vrsta rješenja želi. To može biti povrat novca, vaučer, popravak ili drugo rješenje. Pismo o zadovoljstvu korisnika ne bi trebalo biti nerazumno, ali bi trebalo jasno istaknuti ciljeve korisnika. U situaciji u kojoj kupac želi dodatnu kompenzaciju, kao što je zamjena električne komponente koja je pokvarila jer zaštita od prenapona nije ispravno radila, kupac bi trebao dostaviti dokumentaciju poput potvrda za potvrdu tog zahtjeva.
Kada pismo o zadovoljstvu korisnika izražava zadovoljstvo razinom usluge, može biti korisno ponuditi malo informacija o tome zašto je kupac zadovoljan. Ove povratne informacije mogu se prenijeti zaposleniku, a također se mogu uzeti u obzir u obuci zaposlenika i politikama tvrtke. Ako je, na primjer, kabinski stjuardes učinio let zrakoplovom posebno ugodnim, može pomoći saznati zašto, tako da zračna tvrtka može preporučiti da druge stjuardese slijede njihov primjer.
Na kraju pisma o zadovoljstvu korisnika, pisac može uključiti podatke za kontakt. Ako se kopije šalju bilo kome drugome, to se može zabilježiti CC: i kontakt podacima drugih primatelja. Preporučljivo je ponovno pročitati pismo zbog eventualnih pogrešaka prije slanja, a pomaže da jezik ostane neutralan, jer tvrtke mogu zanemariti uvredljive ili agresivne pritužbe.