Pismo o ostavci je službeni dokument koji pokazuje da zaposlenik planira napustiti tvrtku. Pisanje ostavke očekuje se na većini poslova, a ujedno je i znak poštovanja. Čak i ako netko usmeno u razgovoru s nadređenim da ostavku, ipak je preporučljivo podnijeti ostavku. Pisanje pisma također ne mora biti naporan, jer su po svojoj prirodi pisma ostavke kratka i suština.
Ključna stvar koju treba biti svjesna prilikom sastavljanja pisma ostavke je da pismo treba ostati pozitivno. To je zato što pismo ostaje u dosjeu u tvrtki i može ga vidjeti niz različitih ljudi koji će se sjetiti tona pisma kada se zamoli za referencu o bivšem zaposleniku. Osim toga, ostati pozitivan u pismu ostavke može pomoći da se posao završi na dobroj noti, a ne na kiseloj.
Najmanje, pismo ostavke treba navesti poziciju s koje osoba daje ostavku i datum kada će ostavka stupiti na snagu. Zaposlenici bi trebali pregledati svoje priručnike za zaposlenike kako bi odredili koliko obavijesti trebaju dati, a tipična su dva tjedna. U slučaju nekoga na visokom položaju koji planira izlazak, uobičajen je razgovor o datumu stupanja ostavke na snagu s menadžerima i suradnicima, u kojem slučaju datum u pismu neće biti iznenađenje.
Iako se pismo ostavke ovdje može zaustaviti, većina ljudi također uključuje kratku bilješku u kojoj se izražava zahvalnost za vrijeme provedeno u tvrtki i žaljenje što su morali otići. Čak i u slučajevima kada ljudi žive u ogorčenim odnosima, trebali bi moći smisliti nešto pozitivno za reći, čak i ako je to bijela laž. Reći “Uživao sam raditi sa svima u tvrtki Y” ili “Tvrtka X mi je omogućila da se uključim u mnoge zanimljive i ispunjavajuće projekte” izražava zahvalnost, koju će nadzornici zapamtiti.
Zaposlenici nisu obvezni navoditi razloge za svoje ostavke, iako neki mogu odlučiti otkriti razloge kao što su preseljenje ili promjena karijere. Zaposlenici bi trebali paziti na to kako izriču ove objave kako bi bili sigurni da ne bacaju pogrde na poslove i tvrtke koje napuštaju. Na primjer, reći “Selim se u Njemačku zbog boljeg posla” je ne-ne, ali “Preseljavam se u Njemačku kako bih tražio nove mogućnosti za profesionalno napredovanje” govori u suštini istu stvar, na mnogo pristojniji i prihvatljiviji način .
Unatoč visoko publiciranim i često kruženim dokazima o suprotnom, zaposlenici ne bi trebali navoditi pritužbe na tvrtku u pismu ostavke. Ove pritužbe trebale su se iznijeti s nadzornicima i drugim članovima tvrtke prije ostavke, te se o njima ne bi trebalo upućivati niti raspravljati u pismu ostavke, jer mogu narušiti cjelokupni uljudan i pozitivan ton koji bi trebao karakterizirati formalna ostavka.