Pisanje ponude uključuje izračun cijena, pisanje prodajnog sadržaja i sastavljanje profesionalne prezentacije. Kako bi izračunao stope, pojedinac mora razumjeti svoje troškove, istražiti konkurenciju i odrediti hoće li biti potrebna nova oprema ili zalihe. Nakon izračuna troškova, ovoj brojci treba dodati stopu ili iznos marža i usporediti s konkurentima. Uz ovu konačnu brojku, prijedlog se može izraditi s propratnim pismom, detaljima predložene usluge, prodajnim primjerkom i ponudom. Bilo da se ponuda dostavlja e-mailom ili običnom poštom, prezentacija treba biti profesionalna, s memorandumom, bez pravopisnih ili gramatičkih grešaka i dobrom organizacijom.
Izračun cijene ponude jedan je od prvih koraka u pisanju ponude. Izračun treba uključiti sve troškove povezane s projektom, kao što su materijali, rad i nadogradnje. Ako se nova oprema ili strojevi moraju kupiti za dovršetak ovog projekta, tada treba uključiti punu cijenu toga, osim ako će se koristiti i za buduće projekte – ako će se koristiti za buduće projekte, prihvatljivo je uključiti samo dio troška u izračunu. Nakon zbrajanja svih troškova, potrebno je uključiti stopu marže ili iznos kako bi se ostvarila dobit. Ako netko nije siguran koja bi ta stopa trebala biti, istraživanje stopa konkurenata može biti korisno.
Pisanje prijedloga ponude počinje pismom koje uključuje zahvalu tvrtki na prilici da podnese ponudu, opisivanje predložene usluge ili proizvoda i navođenje sljedećih koraka za osiguravanje ponude. Prilikom opisa predložene usluge, prijedlog ponude treba uključiti kako se tvrtka razlikuje od konkurenata, kako usluga odgovara njihovim specifičnim potrebama i što očekivati kao konačni ishod. U pismu bi također trebalo navesti što tvrtka treba učiniti kako bi osigurala ponudu, kao što je potpisivanje priloženog ugovora, plaćanje pologa ili zakazivanje sastanka licem u lice.
Sva popratna dokumentacija treba biti priložena uz pismo ponude. Neki klijenti zahtijevaju uzorke prethodnog rada, pisma preporuke ili životopis, na primjer. Dokumente treba predočiti redoslijedom koji je naveo klijent i još jednom provjeriti da ništa ne nedostaje. Ako se pismo šalje običnom poštom, za ljepšu prezentaciju treba koristiti veliku omotnicu od prenatrpane standardne omotnice. Osim toga, dokumenti trebaju biti bez nabora, čisti i uredno spojeni zajedno. Ako se prijedlog šalje e-poštom, tada bi e-mail trebao odmah prikazati pismo s podržanim dokumentima priloženim u veličini datoteke koja se lako preuzima.