Potvrdu o primitku možete napisati korištenjem knjige računa, popunjavanjem predloška računa ili tako da zabilježite detalje prodajne transakcije u dugom obliku na bilo koji komad papira i potpišete ga. U maloprodajnom okruženju računi se obično izrađuju elektroničkim putem, ali ne postoji zahtjev da se račun mora izraditi na određeni način da bi bio valjan. Sve dok račun pokazuje što je prodano, plaćen iznos, tko je primio kupovnu cijenu i datum transakcije, kvalificira se kao legitiman zapis o razmjeni.
Računi su važan dio prodajne transakcije. Oni pružaju službeni dokaz o pojedinostima razmjene i mogu se podnijeti bilo kojem tijelu radi potkrijepljivanja različitih tvrdnji, kao što je dokumentiranje troškova za odbitak na poreznoj prijavi. Račun je često kompjuteriziran u maloprodajnom okruženju, ali ne mora biti. Račun možete napisati komadom papira i olovkom. Narativ se može uokviriti na bilo koji način koji je pogodan.
Potvrda obično navodi da je na određeni datum određeni iznos novca zamijenjen za predmet. To znači da ste predmet prodali kupcu. Ako račun pišete rukom na ovaj način, trebate potpisati papir. Potpis dokazuje da ste vi napisali potvrdu.
Račun ne mora nužno biti potpisan od strane kupca. Posjedovanje potvrde koja pokazuje da mu je izvršena prodaja dovoljan je dokaz legitimnosti. Ako želite da kupac potpiše dokumentaciju o primitku kako bi se uspostavila potpunija evidencija ili iz bilo kojeg drugog razloga, možete to učiniti uvjetom transakcije.
Postoji nekoliko dostupnih opcija za lakše pisanje računa ako to trebate činiti često. Prodavaonice uredskog materijala i pribora imaju unaprijed ispisane knjige potvrda o plaćanju koje zahtijevaju da ispunite prazna mjesta. Te su knjige često prilagođene određenim vrstama transakcija. Ako ste stanodavac koji mora izdavati potvrde o plaćanju stanarine, obično postoji unaprijed ispisana knjiga potvrda koja je specifična za tu situaciju.
Također možete napisati potvrdu korištenjem sustava fakturiranja. Kada se generira faktura za olakšavanje prodaje, ona navodi stavke koje je potrebno uključiti u narudžbu. Na dnu ili poleđini obrasca možete uključiti dio s šablonom koji kupac može potpisati kako bi označio primitak cijele narudžbe na određeni dan. Vaš račun s popisom prodanih artikala, prodajnom cijenom i potpisom kupca koji pokazuje da je zamjena zaključena na određeni datum je prihvatljiva potvrda za transakciju.