Strategije potrebne za pisanje prijedloga često ovise o prirodi prijedloga. Iako postoje varijacije čimbenika, svi prijedlozi trebaju sadržavati neke osnovne elemente. To uključuje zašto radite na projektu, prirodu projekta, kako će se ostvariti, pojedince koji dovršavaju projekt, gdje će se raditi, koliko dugo će trajati i koliko će koštati.
Prije nego što napišete prijedlog, trebali biste organizirati svoje misli. Pisanje spontano može dovesti do ishitrenog prijedloga s izostavljanjem važnih elemenata. Prijedlog treba biti napisan na kohezivan, informativan i zanimljiv način.
U konačnici, sažetak će se pojaviti prvi, ali dok se priprema prijedlog, trebao bi biti napisan zadnji. Izvršni sažetak sažetak je cijelog prijedloga, pa iako je to prvi odjeljak koji će recenzent vidjeti, najbolje ga je napisati nakon što u potpunosti shvatite što prijedlog uključuje. Izvršni sažetak mora pokriti ciljeve, potrebe i metodologiju projekta. Trebao bi imati najmanje 750 riječi i trebao bi stati na jednu stranicu.
Za učinkovito pisanje prijedloga potrebno je navesti potrebu projekta. Ovaj odjeljak je opis onoga čemu se bavite i zašto je to važno. Koristite statistiku i druge prateće alate kako biste prenijeli svoje mišljenje. Ako tražite sponzorstvo, navedite zašto bi vas sponzor trebao financirati.
Navedite cilj navodeći očekivani ishod projekta. Da bi se prijedlog napisao na uvjerljiv način, potrebno je navesti cilj u smislu mjera. To će istaknuti što ćete točno raditi, za koga ćete izvršiti zadatak, za koliko i kada će zadatak biti dovršen. Uključite i kratkoročne i dugoročne ciljeve.
Da bi napisao prijedlog, pojedinac mora posjedovati odlučnost potrebnu da dovrši najduži i najkritičniji dio prijedloga – odjeljak “metode”. Ovo je najnaporniji dio, ali ima i najveću vrijednost. To je plan djelovanja koji opisuje kako će se ciljevi postići.
Kada pišete prijedlog, imajte na umu da će se ocjenjivati vaše kvalifikacije. Pokažite povezano iskustvo i opišite sve relevantne objekte i opremu. Navedite sve važno osoblje koje je pristalo raditi na projektu i uključite njihov životopis. Pokažite koliko će projekt koštati; raščlaniti proračun na plaće, dodatne naknade, zalihe, putovanja, opremu i navesti sve neizravne troškove.