Pisanje profesionalnog prijedloga ne mora biti teško ako imate na umu nekoliko važnih razmatranja. Prvo, oduprite se porivu da pišete kako biste impresionirali, na primjer, korištenjem otmjenog jezika ili tehničkog žargona. Umjesto toga, koristite jednostavan jezik koji jasno objašnjava što vaši čitatelji žele i trebaju znati o vašem prijedlogu. Drugo, ne zaboravite provjeriti pojedinosti, kao što je uvjeravanje da u vašem prijedlogu nema pravopisnih ili bilo kakvih pogrešaka. Treće, imajte na umu da je vaš cilj pisanja profesionalnog prijedloga uvjeriti svoje čitatelje da vam daju posao, stoga svakako slijedite njihove upute u njihovom Zahtjevu za prijedlog (RFP) i uvjerite ih da ćete vi i vaša tvrtka pružiti točno ono što što im je potrebno.
Započnite pisanje prijedloga tako što ćete zabilježiti ono što vaši čitatelji očekuju da ćete se obratiti u prijedlogu. Pokušajte vidjeti prijedlog iz njihove perspektive jer im pokušavate prodati svoje ideje. Kako ćete zadovoljiti njihove potrebe? Koje će prednosti imati odabirom vaše tvrtke da radi za njih u odnosu na drugu tvrtku? Koji ste posao obavili u prošlosti koji vas i vaše ideje čini točno odgovarajućim za ovu ponudu?
Kada odgovorite na pitanja poput ovih, napravite još bilješki kako biste imali grubu, ali jasnu sliku o tome što ćete uključiti u RFP ili drugu vrstu prijedloga kao što je onaj koji ste pokrenuli. Zatim organizirajte i proširite informacije koje ćete uključiti u svoj profesionalni prijedlog. Ako koristite predložak prijedloga, odlučite kako najbolje organizirati svoj sadržaj u njegovu strukturu. Inače, možda ćete htjeti pogledati uzorke prijedloga iz poslovnih knjiga ili iz internetskih pretraživanja kako biste dobili ideju o tome kako na uvjerljiv način prezentirati informacije o svom prijedlogu.
Dizajn i izgled vašeg profesionalnog prijedloga trebao bi odgovarati vašoj djelatnosti i tvrtki. Naslovna stranica treba sadržavati vaše ime i kontakt podatke te zanimljivu grafiku koja će zainteresirati vaše čitatelje za vašu ideju. Izvršni sažetak na jednoj stranici koji opisuje ciljeve i ishode projekta obično bi trebao slijediti naslovnu stranicu. Mnogi profesionalni pisci prijedloga preporučuju pisanje sažetka na kraju kako biste mogli uvjerljivo i točno sažeti svoj prijedlog.
Vizualni popratni pisani prijedlozi neophodni su u današnjem poslovnom svijetu. Međutim, neka budu relevantni za vaš profesionalni prijedlog i pobrinite se da ga promoviraju, a ne da ga umanjuju. Pomoćna grafika može povećati uvjerljivost vašeg teksta i održati ga zanimljivim. Razmislite o uključivanju korisnih grafikona i grafikona s relevantnim statističkim informacijama. Naziv vaše tvrtke, logotip, slogan i kontakt podaci trebali bi se profesionalno pojaviti u vašem prijedlogu.
Profesionalni pisci razumiju kako pisati kako bi odgovorili na pitanja za koja očekuju da će njihovi čitatelji imati. Pročitajte prvi nacrt svog prijedloga i provjerite jeste li odgovorili na svako pitanje za koje možete očekivati da će vaša publika imati. Ponovno razmislite o svojoj cjenovnoj ponudi i učinite je konkurentnom, ali nemojte ići prenisko da biste dobili posao, jer će to raditi protiv vašeg vlastitog cilja. Dobra ciljna stranica za profesionalni prijedlog je deset stranica, iako neki prijedlozi imaju 15 ili više stranica. Prijedlozi trebaju biti detaljni i temeljiti, ali ako su i sažeti, čitatelja mogu prikovati.