Možete učinkovito napisati propratno pismo tako da se odnosi na posao za koji se prijavljujete i životopis koji šaljete. Općenito bi trebao biti ograničen na jednu stranicu i sastavljen od nekoliko kratkih odlomaka. Popisi s oznakama često su uključeni u popratna pisma kako bi se istaknule važne točke vaših kvalifikacija za potencijalnog poslodavca.
Kako biste dodali profesionalizam kada pišete propratno pismo, izradite memorandum u istom fontu kao i vaš životopis. Dva popularna izgleda za osobne memorandume su format lijevo-desno i format u sredini. Ako životopis sadrži vaše kontakt podatke u jednom stilu, koristite drugi za memorandum. Formati lijevo-desno imaju vaše ime podebljanim, velikim slovima u ravnini lijevo, a vaše ime, adresu, telefonski broj i adresu e-pošte udesno, običnim velikim i malim slovima. Centrirani format ima sve informacije složene i centrirane na vrhu stranice, s istim slovima kao i verzija lijevo-desno.
Da biste ispravno napisali propratno pismo, unutarnja adresa treba biti što je više moguće personalizirana i odgovarati adresi koju je naveo poslodavac. Pokušajte saznati ime osobe za kontakt umjesto da pismo uputite općem subjektu kao što je voditelj ljudskih resursa ili menadžer osoblja. Ako ime nije dostupno, pozdrav poput “dame/gospodo” općenito se preferira nego “koga se tiče”.
Kada pišete propratno pismo, vaš početni odlomak trebao bi jasno navesti vašu namjeru. Recite svom kontaktu kako ste saznali za poziciju, ako je primjenjivo, i budite što konkretniji. Ako se prijavljujete hladno, što znači da nijedan posao nije objavljen i nudite svoje vještine za buduće razmatranje, spomenite nešto pozitivno o tvrtki i povežite to s podnošenjem životopisa. Primjer bi mogao biti: “Želim nastaviti svoju karijeru u bolničkoj administraciji i vaša ustanova ima reputaciju izvrsnosti za koju smatram da bi dobro odgovarala mojim ciljevima.”
Drugi odlomak bi obično trebao uključivati dva ili tri postignuća, sažeto navedena, koja se ili podudaraju sa specifičnostima oglasa za posao ili odražavaju vašu stručnost. Pokušajte navesti materijale koji nisu vidljivo istaknuti u vašem životopisu kako biste izbjegli ponavljanje. Ovaj odjeljak često je pogodan za nabrajanje.
Treći i posljednji odlomak trebao bi ukratko ponoviti zašto biste bili imovina tvrtke i kako biste oboje mogli imati koristi od odnosa. Ako želite biti samopouzdani, navedite da ćete ih nazvati sljedeći tjedan da odgovorite na sva njihova pitanja ili zakažete intervju. Možete naizmjenično napisati da se veselite što će vas uskoro kontaktirati i dogovoriti sastanak.
Propratno pismo treba zatvoriti jednako profesionalno kao što se otvara. Jednostavna zahvala na vremenu i razmatranju osobe te ponavljanje vaših telefonskih brojeva za kontakt općenito je poželjno. Obično se koristi završna riječ iskrenog ili srdačnog pozdrava, nakon koje slijedi vaše ime. Vlasnički potpis se obično daje na korespondenciji koja se vodi poštom.