Pisanje propratnoga pisma za fakultet treba biti promišljeno i pažljivo. Ne samo da mora biti bez tipkarskih pogrešaka s pravilnom gramatikom, interpunkcijom i strukturom rečenice, već bi propratno pismo za prijavu na fakultet trebalo biti napisano o instituciji, a ne o vama. Na prvi pogled to se može činiti neistinitim budući da akademske institucije zahtijevaju adekvatne informacije o kandidatima kako bi utvrdile da li se dobro uklapaju s programima koje nude. Ali to je poanta; kada pišete propratno pismo za fakultet, trebali biste naglasiti kako se vi, vaše vještine i postignuća uklapate u specifičnu instituciju na koju se prijavljujete.
Imajte na umu da je vrlo vjerojatno da će prijemni odjel pročitati vaš obrazac za prijavu prije vašeg pisma. Vaše propratno pismo na fakultetu mora uvjeriti čitatelja da se dobro uklapate u ono što ste prijavili za studiranje u toj školi. Akademska popratna pisma su vrlo nalik naslovnicama zaposlenja jer se moraju odnositi na zahtjeve organizacije i na to kako ih podnositelj zahtjeva ispunjava ili čak premašuje.
Lakše je razumjeti važnost pokazivanja kako odgovarate potrebama institucije ako se postavite na fakultet ili u posao. Često imaju mnogo više prijava nego što imaju slobodnih mjesta za popunjavanje. Budući da je protuzakonito biti diskriminirajući pri odabiru radnika za poslove ili studenata za programe, fokus se mora zadržati na vještinama i zaslugama; drugim riječima, koji se kandidati najbolje podudaraju s organizacijom.
Trebali biste pokazati svoja relevantna akademska postignuća i sve ostalo što odgovara školskim programima, politici i filozofiji. Definitivno navedite u propratnom pismu na fakultetu kako se vaše podrijetlo, vještine i ciljevi uklapaju u određenu školu, kao i program za koji se prijavljujete. Uz spominjanje bilo kakvih nagrada, uključite i volontersko iskustvo, pogotovo ako filozofija škole to prihvaća. Na vama je da čitatelju pokažete kako ste idealan spoj za instituciju i program. Ipak, nemojte imati propratno pismo za prijavu na više od dvije stranice.
Osim ako niste drugačije upućeni, uvijek upišite propratno pismo za fakultet umjesto da ga pišete rukom. Uključite ime čitatelja ako je moguće, kao i odjel, adresu i datum sveučilišta. Nakon pozdrava kao što je “Draga gospođo Jones”, započnite sažetom izjavom poput “Vaši programski zahtjevi navedeni u trenutnom kalendaru Smith Collegea točno odgovaraju mojim kvalifikacijama i ambicijama” prije nego što izložite svoje razloge. Navedite svoje specifične rezultate na testu ako su posebno visoki, ali svakako spomenite na neki način da ste ispunili sve zahtjeve koje biste trebali imati.