Prilikom pisanja propratnog pisma izvršnog pomoćnika, podnositeljica zahtjeva treba koristiti jednu stranicu kako bi pokazala svoje činovničke vještine, posebnu pozornost na detalje i pružila konkretne primjere korištenja tih vještina u prethodnom radnom okruženju. Ti se ciljevi mogu postići stvaranjem jedinstvenog memoranduma za popratno pismo i životopis te lektoriranjem podnesaka kako bi se osiguralo da nemaju gramatičkih i pravopisnih pogrešaka. Pismo se može uputiti voditelju odjela za ljudske resurse ili pojedincu koji vodi razgovore, a može zatražiti vrijeme i mjesto na kojem se podnositeljica zahtjeva može sastati i dalje razgovarati o načinima na koje njezine vještine mogu koristiti tvrtki koja zapošljava.
Dužnosti izvršnog pomoćnika obično uključuju arhiviranje, slanje faksa, javljanje na telefone i obavljanje administrativnog rada na računalu. Ova vrsta pozicije služi za olakšavanje potreba višeg menadžmenta tvrtke ili velike korporacije. Korporativni potpredsjednici, izvršni dužnosnici i financijski službenici općenito koriste ovu vrstu pomoćnika. Neka radna mjesta mogu zahtijevati da se izvršni pomoćnik također pobrine za male osobne poslove za izvršnog direktora, kao što su zakazivanje rezervacija za blagovanje, preuzimanje klijenata i ugostiteljski poslovni ručkovi.
Kada se prijavljujete za ovu vrstu pozicije, propratno pismo izvršnog pomoćnika obično bi trebalo biti ograničeno na jednu stranicu. Svrha je pisma poslužiti kao uvod za menadžera zapošljavanja, a potencijalno i za izvršnu vlast kojoj će pozicija odgovarati. Detaljne informacije, kao što su prethodno zaposlenje, duljina boravka na prijašnjim poslovima i obrazovna pozadina, mogu se navesti u priloženom životopisu, koji prema potrebi može imati dvije stranice ili više.
Životopis i propratno pismo izvršnog pomoćnika mogu se dizajnirati tako da se stilski nadopunjuju. Podnositeljica zahtjeva može koristiti osnovni softver za uređivanje riječi za izradu memoranduma na kojem se nalazi njezino ime, adresa, telefonski broj i adresa e-pošte. Ovaj memorandum se može otisnuti na vrhove životopisa i pisma kako bi se stvorio ujednačen izgled koji također pokazuje kandidatove računalne vještine i pažnju na detalje.
Propratno pismo izvršnog pomoćnika treba biti specifično i sažeto u svom obraćanju, sadržaju i pozdravu. Pismo može započeti obraćanjem posebno menadžeru za zapošljavanje ako su te informacije dostupne, kao što je “Dragi gospodine Gomez”, ili odjelu ljudskih resursa tvrtke ako ime nije navedeno. Kako bi se izbjegla nepotrebna duljina i mnogo riječi, pismo na jednoj stranici obično se sastoji od četiri do pet odlomaka, pri čemu svaki odlomak sadrži tri do pet rečenica. U posljednjem stavku, podnositeljica zahtjeva može zatražiti da dogovori određeno vrijeme i mjesto sastanka na kojem se može razgovarati o njezinim daljnjim kvalifikacijama na razgovoru. Priroda ove vrste radnog mjesta zahtijeva iznimne činovničke vještine, a podnositelj zahtjeva treba nekoliko puta lektorirati pismo kako bi se uvjerio da nema gramatičkih ili pravopisnih pogrešaka.
Podnositeljica zahtjeva može smatrati korisnim koristiti propratno pismo izvršnog pomoćnika kao priliku da pruži primjer svojih radnih vještina. Primjer bi trebao biti konkretan slučaj u kojem je podnositeljica zahtjeva koristila vještine koje su relevantne za novi posao za koji se prijavljuje. Na primjer, ako nove kvalifikacije za posao uključuju poznavanje određene vrste računalnog programa, onda podnositeljica zahtjeva može uključiti primjer kako je koristila tu vrstu programa da dovrši prezentaciju ili niz izvješća za svog prethodnog poslodavca. Podnositeljica zahtjeva također može navesti nagrade i sva posebna priznanja koja je možda dobila u prethodnim radnim iskustvima koja se odnose na njezine talente i vještine.