Poslodavci koji prihvaćaju prijave za poslove medicinskog recepcionara obično traže od tražitelja posla da dostave životopis i propratno pismo. Iako se pisma razlikuju ovisno o specifičnim poslovima, propratno pismo medicinskog recepcionara treba ukratko objasniti zašto je određeni kandidat kvalificiran za popunjavanje određenog radnog mjesta. Propratno pismo medicinskog recepcionara treba sadržavati neke, ali ne sve iste informacije kao životopis, ali također treba sadržavati objašnjenje kako je tražitelj posla saznao za posao.
Prve informacije koje se pojavljuju na bilo kojem propratno pismu trebaju biti ime pisca, adresa i kontakt podaci uključujući telefonski broj i/ili adresu e-pošte. Obično bi propratno pismo recepcionara trebalo sadržavati službeni pozdrav kao što je “Kome se može ticati”, iako su u nekim kulturama manje formalni pozdravi prikladni, osobito ako pisac zna ime menadžera za zapošljavanje. Osim toga, većina popratnih pisama uključuje službeni potpis i dok se pisma obično tipkaju, propratno pismo treba sadržavati stvarni potpis kandidata za posao.
Recepcionari su odgovorni za odgovaranje na korespondenciju, zakazivanje termina i obavljanje ostalih osnovnih administrativnih dužnosti. Stoga bi propratno pismo recepcionara trebalo ukratko navesti sve tajničke ili uredske administrativne tečajeve koje je pisac završio. Podnositelj zahtjeva također može ukratko spomenuti neke od programskih paketa koje je prethodno koristio. Ako podnositelj zahtjeva ima prethodno iskustvo na recepciji ili administrativno iskustvo, tada se mogu također navesti pojedinosti o toj radnoj povijesti, uključujući broj godina zaposlenih u takvoj ulozi i vrstu posla.
U nekim slučajevima, recepcionari moraju ispisivati liječničke recepte, a mnogi ljudi zaposleni u tim ulogama moraju se redovito povezivati s ljekarnicima i pružateljima zdravstvenog osiguranja. Mnoge medicinske tvrtke radije zapošljavaju pojedince koji imaju određena znanja o medicinskim postupcima. U nekim slučajevima, recepcionar je možda čak morao završiti određeni medicinski tečaj osposobljavanja. Pojedinosti o svakom takvom stručnom osposobljavanju uvijek treba navesti u glavnom dijelu propratnog pisma.
Posljednji odlomak propratnoga pisma medicinskog recepcionara točka je u kojoj mnogi ljudi odlučuju navesti svoje osobne karakteristike. Netko tko se prijavljuje za takvu ulogu mogao bi spomenuti organizacijske ili međuljudske vještine, jer su to kvalitete koje mnogi poslodavci traže kod recepcionara. Mnogi ljudi preporučuju zatvaranje propratnog pisma pretpostavljenom završnom izjavom koja sugerira da će voditelj zapošljavanja kontaktirati podnositelja zahtjeva u bliskoj budućnosti. Drugi ljudi predlažu korištenje manje terminske završne izjave; umjesto toga navodeći da se nada da će se čuti od menadžera zapošljavanja.