Mnogi ljudi koji traže radna mjesta uredskog pomoćnika nemaju diplomu visokog obrazovanja i mogu imati ograničeno radno iskustvo, pa pisanje propratnog pisma uredskog pomoćnika može biti frustrirajuće. Najbolji način da počnete pisati pismo je da pažljivo pročitate opis posla i utvrdite koja će vaša iskustva i vještine pokazati da ste najbolji kandidat za poziciju. Istaknite ključne riječi u opisu posla i upotrijebite te riječi u svom propratnom pismu ako je moguće. Ne zaboravite istražiti ispravan format propratnoga pisma i nekoliko puta lektorirati propratno pismo svog uredskog pomoćnika prije nego što ga pošaljete.
Započnite propratno pismo svog uredskog pomoćnika tako što ćete, ako je moguće, pozdraviti poslodavca imenom. Svakako navedite zašto ste zainteresirani za poziciju, a ako vas je netko iz tvrtke preporučio, svakako to navedite u prvom odlomku. Željet ćete zadržati propratno pismo uredskog pomoćnika kratko i jasno, stoga se ograničite na najviše tri odlomka. U tom prvom odlomku, nakon pozdrava i ostalih napomena, svakako odmah navedite zašto ste baš vi najbolji kandidat za posao. Navedite određenu vještinu, iskustvo ili razinu obrazovanja koja će pokazati vašu sposobnost da budete najbolji mogući uredski asistent.
Ukratko opišite vještinu ili iskustvo koje najbolje odgovara potrebama poslodavca. Vratite se i pogledajte istaknute riječi ili izraze i odredite koje će vaše vještine i iskustva najviše odgovarati potrebama poslodavca. Opišite tu vještinu ili iskustvo, ali izbjegavajte previše detalja; moći ćete izložiti ovu stavku tijekom intervjua, a vaš životopis može sadržavati još više informacija o vještini ili iskustvu. Navedite primjere prošlih uspjeha ako je moguće, kao što je vrijeme kada ste bili pohvaljeni ili na neki drugi način prepoznati za vaš naporan rad.
Ako nemate prethodnog iskustva kao uredski asistent, propratno pismo uredskog asistenta morat će prenijeti vaše vještine koje bi vam odgovarale za posao. Ovo može biti nezgodno, ali ne i nemoguće; zabilježite druge poslove koji su možda bili usporedivi po težini ili čak teži, i objasnite kako vas ti poslovi pripremaju za mjesto uredskog pomoćnika. Budite sigurni i čvrsti u svom jeziku i izbjegavajte korištenje fraza koje će prenijeti nedostatak samopouzdanja ili sigurnosti. Recite poslodavcu zašto ste vi najbolji kandidat, a ne zašto “mislite” da ste najbolji kandidat.