Postoji nekoliko različitih načina da pristupite popratnom pismu upitnika, ali u gotovo svim slučajevima htjet ćete uključiti uvod u projekt, zašto tražite informacije i kratak sažetak onoga što ćete učiniti s podatke koji se prikupljaju; također je obično dobra ideja dati neki razlog ili objašnjenje koje može potaknuti ljude da nastave dalje i odgovore na sva pitanja. Uključivanje uputa i posebnih smjernica također je obično dobra ideja, a navođenje telefonskog broja ili adrese s kojima se ljudi mogu obratiti za više informacija također može biti od pomoći. Sveobuhvatni format pisma može biti formalan ili ležeran, ovisno o publici i temi, iako mnogi ljudi više biraju format poslovnog pisma. To može pomoći da paket izgleda službeno, a pritom projektu u cjelini daje određeni stupanj povjerenja i profesionalizma.
Shvatite svrhu pisma
Često je dobra ideja odvojiti nekoliko trenutaka da razmislite o svom upitniku i njegovim ciljevima prije nego što sjednete i napišete svoje propratno pismo. Trebat ćete razmotriti zašto uopće šaljete pitanja, kao i tko ih prima. Ako svi koji će dobiti upitnik to očekuju, možete pretpostaviti malo više poznatog nego što bi bilo prikladno za primatelje koji su manje-više nasumični ili koji ne poznaju nužno vas, vašu tvrtku ili projekt na svi.
Navedite osnovne informacije
Nakon što ste malo razmislili o publici i načinu na koji će primatelji vjerojatno gledati materijale, vrijeme je da počnete. Većina pisaca pisama počinje s vrlo osnovnim informacijama, uključujući datum, vaše ime i adresu te kontakt podatke za tvrtku koja je naručila anketu. Neke tvrtke pišu vlastite upitnike, u tom slučaju to se naravno može preskočiti; u slučaju da je anketa ugovorena, uvođenje ovih detalja obično je važno odmah na početku. p>
Ocrtajte projekt
Općenito, dobra je ideja upotrijebiti prvi odlomak da predstavite sebe i tvrtku za puštanje u rad. Uključite pojedinosti o filozofiji i izgledima kako biste primatelja pomogli upoznati s ciljevima tvrtke i opsegom projekta. Zatim, u sljedećem odlomku, uvedite sam upitnik. Iskoristite prostor da objasnite ciljeve i zašto je naručen. Ako tvrtka želi razviti nove proizvode, dobiti povratne informacije ili razviti politiku, obavijestite ispitanika. Također je važno razgovarati o tome kako će se odgovori koristiti i hoće li biti povjerljivi.
Navedite upute
Treći stavak treba sadržavati pojedinosti o tome kako ispuniti upitnik i sve relevantne upute. To uključuje bilo koje vremensko ograničenje za odgovaranje, način na koji se upitnik može vratiti i prirodu formata upitnika. Ako je cijeli upitnik ili dio upitnika online, svakako navedite ispravnu web-adresu i sve potrebne lozinke ili korisničke kodove.
Vjerojatno ćete također htjeti uzeti nekoliko rečenica kako biste razgovarali o vrsti odgovora koje tražite i što primatelji mogu učiniti ako žele dati dodatne informacije ili povratne informacije. Možete objasniti je li anketa sve višestruka ili zahtijeva detaljne odgovore, na primjer. U nekom trenutku također je obično potrebno navesti da vraćanje ankete služi kao davanje privole za korištenje navedenih podataka.
Izrazite zahvalnost
Uobičajeno je koristiti posljednji odlomak da izrazite svoju zahvalnost za odgovor primatelja. Potvrda vremena koje će ispitanik odvojiti da ispuni i vrati upitnik obično je dobra ideja, a ako postoje nagrade ili crteži povezani s dovršenim prijavama, ovo može biti dobar trenutak da ispitanike obavijestite o njima.
Većina ljudi završava propratno pismo upitnika zaključkom kao što je “S poštovanjem”, a ovdje biste obično trebali ponoviti svoje ime i naziv radnog mjesta. Kada završite, provjerite ima li u dokumentu pravopisnih i gramatičkih pogrešaka, ponovno ga pročitajte, pripremite za distribuciju.