Pisanje volonterskog propratnog pisma malo je drugačije od tradicionalnog propratnog pisma koje prati životopis i molbu za posao. Budući da se ne prijavljujete za određeni posao, već volontirate za svoje usluge, htjet ćete pokazati zašto točno želite volontirati, kakvo je vaše iskustvo i što se nadate time dobiti. Naravno, trebali biste uključiti i ono što se nadate učiniti za organizaciju i zašto bi vaše usluge bile vrijedne. Većina neprofitnih organizacija oduševljena je prihvaćanjem volontera, ali kandidati i dalje moraju pokazati odgovornost i sposobnost da se ponašaju na odgovarajući način na radnom mjestu.
Važno je svoje propratno pismo volontera prilagoditi specifičnoj organizaciji. Velika je vjerojatnost da ste odabrali organizaciju na temelju svojih interesa ili obrazovanja i to ćete htjeti opisati u propratnom pismu. Ako jasno objasnite što vas privlači u volonterski rad, bilo da se radi o brizi za životinje u skloništima, čišćenju okoliša ili mentorstvu djeci, može povećati vjerojatnost da će vam organizacija ponuditi priliku. Osim svojih interesa, htjet ćete podijeliti informacije o svojim specifičnim vještinama.
Svaka neprofitna organizacija općenito će trebati ljude da rade nekoliko različitih stvari. To može uključivati praktičan rad, ovisno o prirodi organizacije, ili može uključivati uredski rad. Gotovo svatko ima neke vještine koje može istaknuti u propratnom pismu volontera. Na primjer, ako ste sjajni s ljudima, možete tražiti donacije za prikupljanje sredstava. Ako imate uredsko iskustvo, mogli biste pomoći u upravljanju ili organiziranju ureda ili javljanju na telefone; vještine pisanja ili prethodno neprofitno iskustvo mogu se koristiti za izradu biltena ili pomoć pri pisanju grantova. Budite kreativni i entuzijastični u svom propratnom pismu.
S druge strane, nemojte lagati niti preuveličavati svoje iskustvo u propratnom pismu volontera. Ako se nadate učiti od organizacije, recite to – mnoge neprofitne organizacije rado podučavaju vještine voljnim volonterima. Također biste trebali uključiti količinu vremena koju morate posvetiti organizaciji na dnevnoj ili tjednoj bazi. Iako se od vas možda neće tražiti da se pojavljujete kao na poslu, vrlo je loša forma posvetiti se određenom vremenu u organizaciji, a zatim ne doći na posao. Zahvalite osobi koja je čitala pismo za to vrijeme i navedite hoćete li i kada stupiti u kontakt s njom u budućnosti kako bismo razgovarali o prilici za volontiranje.