Dobro propratno pismo za životopis (CV) usredotočuje se na objašnjenje zašto je kandidat prikladan za poziciju i ne zadržava se na činjenicama koje su već dostupne u životopisu. Umjesto toga trebao bi dati nove ili detaljnije informacije za koje bi potencijalni poslodavac mogao biti zainteresiran. Također treba nastojati povezati vještine i iskustvo navedene u životopisu s određenim poslom za koji se kandidat prijavljuje.
Životopis će obično sadržavati samo vrlo osnovne rečenice, dok propratno pismo za životopis jasnije ilustrira kandidatovu sposobnost pisanja. Poslodavci će ponekad zaključiti da je neorganiziran um čitajući loše napisano pismo. Sve odlomke treba pažljivo provjeriti na pravopisne i gramatičke pogreške i svaki odlomak treba logično slijediti od prethodnog.
Što se tiče formata, propratno pismo za životopis treba imati istu prezentaciju kao i standardno poslovno pismo. Ovaj standard se razlikuje među kulturama. Ako se prijavljujete za posao u stranoj zemlji, potrebno je istražiti kako se ljudi u toj zemlji obično uče da strukturiraju službeno poslovno pismo i prema tome prilagode svoje vlastito.
U većini zemalja engleskog govornog područja propratna pisma za životopise obično izgledaju slično jer su standardni formati poslovnih pisama također prilično slični. Međutim, tipični papir veličine slova može se razlikovati u nekim od ovih zemalja. Većina poslodavaca vjerojatno neće biti toliko zainteresirana za veličinu ispisane stranice koliko za njezin sadržaj, ali kad god je to moguće, vjerojatno je najbolje dati poslodavcu ono na što je navikao u smislu prezentacije.
Interesi poslodavca trebaju biti na prvom mjestu kada pišete propratno pismo za životopis. Iako je važno izraziti entuzijazam, propratno pismo ne bi trebalo objašnjavati zašto je posao savršen za podnositelja zahtjeva, već zašto je kandidat savršen za posao. Glavna svrha pisma je pokazati zašto je kandidat najbolji izbor za popunjavanje određenog radnog mjesta. Važno je svoje propratno pismo što je više moguće prilagoditi specifičnoj ulozi i organizaciji posla. Nespecifično propratno pismo čini podnositelja zahtjeva jednako generičnim i malo je vjerojatno da će privući veliku pozornost.
Propratno pismo za životopis treba koristiti samo kada se prijavljujete za radno mjesto. Ne treba ga slati bez životopisa ili tamo gdje bi bilo prikladnije pismo s upitom. Pismo s upitom je neželjeni oglas vlastitih usluga ili zahtjev za informacijama o mogućnostima zapošljavanja. Obično je mnogo kraći od propratnoga pisma i ne prati životopis.