Ako želite postati sponzor ili pokušavate razviti neku vrstu sponzorskog programa za financiranje neke osobe ili tvrtke, tada bi proces svakako trebao započeti ugovorom o sponzorstvu kako biste zaštitili sve uključene. Sponzorski ugovor je relativno jednostavan dokument koji definira za što je financiranje, odgovornosti sponzorirane strane, kako će se imovina raspodijeliti i niz drugih varijabli. Iako mnogi od ovih čimbenika možda nisu potpuno jasni na početku projekta, važno je da sponzorski paket uzme u obzir nepredvidive promjene kako kasnije ne bi došlo do nesporazuma. Najbolji sponzorski ugovor pokriva svaki mogući scenarij koji bi kasnije mogao utjecati na poslovni odnos dviju strana.
Prvi korak u pisanju ugovora o sponzorstvu je definiranje opsega projekta. Ako je sponzorsko financiranje namijenjeno studentu koji treba pomoć oko školarine, na primjer, tada bi sponzor morao unaprijed odlučiti hoće li to biti godišnji ugovor ili četverogodišnji ugovor. Stvari kao što je kada bi student dobio sredstva i njegove ukupne odgovornosti također bi morale biti unutar ugovora. Također bi morali postojati odjeljci koji bi objašnjavali što će se dogoditi ako mu padne prosjek ocjena ili ako zbog bolesti mora izostati s semestra. Svaka od ovih klauzula mora biti točna, što znači da obje strane jasno znaju kako će partnerstvo funkcionirati i što će se dogoditi ako netko prekrši ugovor.
Iako sponzorski ugovor može biti zastrašujući sa svim definicijama i izuzecima, ti uvjeti i klauzule su ono što vas štiti od nemara druge strane. Zapamtite da se sponzorski ugovor uvijek može naknadno izmijeniti kako bi se drugoj strani omogućilo malo slobode u slučaju nepredviđenih okolnosti, ili možete usmeno pristati na kratku odgodu od uvjeta. Bit će vam vrlo teško dogovoriti stroži ugovor nakon što izvornik stupi na snagu, stoga budite sigurni da su vaši najbolji interesi uvijek zaštićeni u pisanom obliku prvi put.
Također je važno zapamtiti da kada osoba ili tvrtka pokušava dobiti sponzora, dokumentirano istraživanje rijetko je tako temeljito koliko bi trebalo biti. To znači da biste trebali biti stručnjak za takve vrste poslova prije nego što uopće razmislite o pisanju sponzorskog ugovora; ako niste, vjerojatno je vrijeme da potražite stručnu pomoć. Odvjetnici se često angažiraju da napišu sponzorske ugovore u ime sponzora upravo iz tog razloga — oni će istražiti razne rupe kako bi osigurali da vas ugovor štiti u svakoj mogućoj situaciji. Ako niste sigurni u svoju sposobnost da napišete temeljit ugovor o sponzorstvu, obratite se stručnjaku.