Pisanje zahtjeva za sponzorstvo obično se sastoji od izrade personaliziranog pisma tvrtki, organizaciji ili pojedincu od kojih biste željeli dobiti sredstva. Specifičnosti takvog pisma mogu varirati ovisno o tome tražite li sponzorstvo za svoju organizaciju ili za sebe. Drugi glavni čimbenik koji može utjecati na sadržaj vašeg zahtjeva za sponzorstvo je za što će se sredstva koristiti. Tipično pismo zahtjeva za sponzorstvo sadržavat će profesionalni pozdrav, opis vas ili vaše organizacije i poziv tvrtki ili pojedincu za pomoć. Ako vaša meta ima povijest sponzoriranja sličnih organizacija, događaja ili aktivnosti, možete raditi iz tog kuta.
Najvažniji dio pisanja zahtjeva za sponzorstvo je odabir ispravne osobe ili organizacije za kontakt. Ako vodite organizaciju mladih, kao što je sportski tim, možda ćete uspjeti kontaktirati lokalne tvrtke i poduzetnike koji imaju povijest podržavanja sličnih aktivnosti. Različite tvrtke i pojedinci često su predisponirani ponuditi podršku za određene vrste organizacija, događaja ili aktivnosti, pa vam odabir pravih može pomoći u izradi najboljeg zahtjeva za sponzorstvom.
Nakon što znate gdje ćete slati svoje zahtjeve, morate dodatno istražiti. Ako kontaktirate tvrtku, može vam se isplatiti saznati koji su zaposlenici odgovorni za dobrotvorne programe i programe sponzorstva. Upućivanje vašeg pisma ispravnoj osobi unutar organizacije može osigurati da je primljeno na vrijeme, ali također može pomoći vašem kontaktu da pokaže da ste ozbiljni i da cijenite njihov trud. U tu svrhu obično ćete htjeti sastaviti svoj zahtjev na profesionalnom zaglavlju. Ako vaša organizacija već nema memorandum, obično ga je lako izraditi.
Nakon pozdrava koji se obraća pravoj osobi ili osobama, vaše pismo sa zahtjevom za sponzorstvo treba sadržavati male pozadinske informacije. Možete istaknuti prošle aktivnosti i kako bi novo sponzorstvo pomoglo. Znanje o tome kako je vaš potencijalni sponzor financirao druge grupe u prošlosti može biti bitno, jer vam to može pomoći da prilagodite ovaj dio pisma. Također može pomoći da se pruži jasan i sažet opis zašto vam je potrebno sponzorstvo.
Osim osobnog pozdrava i iznošenja prošlih postignuća i budućih planova, način na koji tražite fiskalno sponzorstvo može varirati. U nekim slučajevima možete zatražiti određeni iznos novca ili možete ponuditi različite razine sponzorstva. Također možete točno odrediti što će vam svaka razina sponzorstva omogućiti da postignete ili koje pogodnosti možete ponuditi zauzvrat. Obrazac također može biti priložen ako tražite sponzorstvo od tvrtke, jer to može olakšati proces uključenim zaposlenicima.
Tijekom cijelog vašeg sponzorskog pisma, obično ćete željeti ostati profesionalni i pristojni. Na kraju pisma dobra je ideja zahvaliti svom potencijalnom sponzoru na pažnji, bez obzira na to jesu li oni na kraju odlučili ponuditi bilo kakva sredstva ili ne. Za zatvaranje pisma obično se preporučuje rukopisni potpis, jer to može stvoriti učinak personalizacije.