Dijagram poslovnog procesa vizualno prikazuje poslovne procese na način korak po korak s ciljem njihovog poboljšanja, a može ga izraditi svaka organizacija za bilo koji proces. Dijagrami procesa razlikuju se po složenosti i formatu, tako da format, opseg i razinu detalja treba utvrditi prije početka izrade. Nakon što su parametri postavljeni, sekvencijalni koraci procesa mogu se grafički dokumentirati i naknadno analizirati. Dijagrami se mogu izraditi raznim tehnikama, korištenjem ljepljivih bilješki, papira ili specijaliziranog računalnog softvera. Često mali timovi ljudi stvaraju dijagrame kako bi osigurali temeljitost.
Definiranje opsega i granica dijagrama poslovnog procesa uključuje razumijevanje ulaza, interakcija i izlaza odabranog procesa. Vrlo složeni procesi ili oni koji se javljaju na mnogim organizacijskim razinama možda će se morati podijeliti u više dijagrama. Početno razmatranje toga koje procese treba dijagramirati i njihovih opsega može osigurati da koristi nadmašuju troškove stvaranja.
Bez obzira na razinu pojedinosti, dijagram poslovnog procesa je koristan samo onoliko koliko su informacije koje se nalaze u njemu. Timovi za mapiranje s članovima iz različitih faza procesa mogu stoga pružiti vrijedne informacije koje bi jedan kreator mogao propustiti. Međutim, unatoč veličini procesa ili broju uključenih zaposlenika, timovi bi trebali ostati dovoljno mali da se njima može upravljati.
Dijagram poslovnog procesa može se izraditi na papiru, s ljepljivim bilješkama ili putem računalnih programa i specijaliziranog softvera za poslovne procese. Prednosti rada s papirom ili ljepljivim bilješkama uključuju brzinu stvaranja, kraće vrijeme edukacije i jednostavnost manipulacije. Kompjutorizirano dijagramiranje uključuje dulji obrazovni proces, ali produžuje dugovječnost, olakšava prijenos informacija i može se priključiti izravno u softver za upravljanje poslovnim procesima.
Drugi aspekt oblikovanja uključuje odabir oznake za modeliranje. Notacija za modeliranje poslovnih procesa, koju je kreirala Inicijativa za upravljanje poslovnim procesima, primjer je standardiziranog sustava grafičkih oznaka za dijagrame procesa. Standardizirani notacijski sustavi mogu olakšati međuodjelsku ili međuposlovnu komunikaciju dijagrama po završetku. Kao primjer, notacija modeliranja poslovnog procesa koristi pravokutnike za predstavljanje aktivnosti, dijamante za predstavljanje odluka i razne strelice za prikaz slijeda. Međutim, postoje i drugi oblici standardizirane notacije; notacija se također može improvizirati.
Nakon što su odabrani opseg, format i tim za mapiranje, faze procesa mogu se grafički prikazati kako bi se dijagram dovršio. Razmišljanje o različitim fazama procesa s timom za mapiranje jedan je od načina dovršavanja dokumentacije. Pridržavanje odabranih standarda notacije u ovoj fazi također može pomoći u pojednostavljenju izrade. Razina pojedinosti potrebna za mapu procesa će diktirati potrebne informacije u svakom koraku, što može uključivati vremenske odmake, dojmove kupaca i vanjske utjecaje.
Višestruki nacrti i pregledi dijagrama procesa mogu osigurati da su svi koraci dokumentirani. Jedan od načina da se to postigne je prolazak kroz proces u stvarnom vremenu s timom za mapiranje. Ako proces to onemogućuje, evaluacija se može postići distribucijom kopija dijagrama poslovnog procesa među članovima tima ili zaposlenicima. Dovršavanje dijagrama poslovnog procesa korisnicima pruža vizualizaciju poslovnog procesa od početka do kraja, što može pomoći u upravljanju i optimizaciji poslovnih procesa.