Planovi upravljanja promjenama moraju biti prilagođeni svakoj tvrtki i moraju se odnositi na potrebe poduzeća i njegovih zaposlenika tijekom vremena promjene. Dijelovi plana upravljanja promjenama uključuju financijsko planiranje, logističko planiranje, planiranje radne snage i psihološko planiranje. Svaki dio plana upravljanja promjenama ključan je za njegov uspjeh, a često ćete se naći kako provodite sve četiri vrste planiranja odjednom kako biste najbolje koordinirali promjenu. Jedan bitan korak u svakom učinkovitom planu upravljanja promjenama je stvaranje zastoja za pogreške, što može uključivati financijski nedostatak ili dodatno vrijeme za rješavanje neočekivanih problema u promjeni.
Jednostavni prvi koraci pri osmišljavanju plana upravljanja promjenama uključuju postavljanje ciljeva i prekretnica za mjerenje uspjeha. Ciljevi mogu uključivati proračun, predviđene datume dovršetka promjene i procijenjene koristi koje bi tvrtka trebala ostvariti uvođenjem promjene. Postavljanje financijskih ciljeva i vremenskih prekretnica može pomoći u usmjeravanju i mjerenju napretka promjene. Pobrinite se da u svom planu odvojite vrijeme za procese za koje je potrebno vrijeme da se dovrše, kao što je proizvodnja materijala ili proizvoda potrebnih za promjenu, ili fizičke promjene kao što su premještanje ili preuređenje.
Drugi važan dio plana upravljanja promjenama je stavljanje fizičkih resursa za promjenu na raspolaganje u fazi promjene u kojoj su potrebni. Na primjer, ako obučavate neke suradnike za novi računalni program, a isporuka računala ne stigne na vrijeme kako bi vaši mrežni administratori postavili sustav na mrežu radi obuke, to može stvoriti kašnjenja koja utječu na ukupni uspjeh plana upravljanja promjenama . Planiranje resursa također može uključivati planiranje radne snage potrebne za fizički rad povezan s promjenom, kao što je premještanje namještaja ili postavljanje pregrada unutar poslovne zgrade.
Nemojte provoditi promjenu prije nego što iscrtate financijske detalje promjene. Upotrijebite računovodstvene zapise svoje tvrtke kako biste dobili jasnu sliku o financijama tvrtke koje ulaze u promjenu. To ne samo da će vam pomoći pri planiranju troškova tijekom promjene, već će vam također pomoći da utvrdite je li implementacija promjene bila uspješna. Ulazak u promjenu može biti katastrofalan za tvrtku ako nema dovoljno novca da u potpunosti financira promjenu. Sastavljanjem proračuna i planiranjem financijskih detalja za promjenu, možete pomoći u zaštiti od novčanih pogrešaka tijekom promjena koje mogu utjecati na proizvodnju i prekinuti tijek vašeg poslovanja.
Iako uključuje više emocionalnih aspekata nego poslovnog smisla, odvajanje vremena za ljudske i psihološke učinke promjene ključno je za izradu učinkovitog plana. Kada se ljudi upoznaju s promjenama, potrebno ih je osposobiti za korištenje novog sustava. Često mogu postati pod stresom i mogu se oduprijeti promjeni izravno ili odbijanjem koristiti novi sustav. Sprječavanje ljudskih problema s promjenama počinje učinkovitom komunikacijom. Učinkovita komunikacija uključuje redovite sastanke koji se održavaju barem jednom tjedno, učinkovitu obuku s povratnim informacijama i otvorena vrata za osobnu komunikaciju sa zaposlenicima koji imaju problema s promjenom.