Danas male i velike tvrtke ponekad koriste outsourcing dobavljače kako bi upravljale tvrtkom na način koji je učinkovitiji i isplativiji. Postoji niz funkcija koje se mogu uspješno predati vanjskim poduzećima, uključujući obračun plaća, opće računovodstvo, tehnološke usluge, pa čak i odnose s javnošću. Pronalaženje pravih dobavljača važno je kako biste bili sigurni da se te važne funkcije provode na način koji će koristiti vašoj tvrtki, umjesto da stvara više problema nego što ih rješavaju.
Vaš prvi zadatak u pronalaženju pravih outsourcing dobavljača je postaviti si nekoliko osnovnih pitanja. Prvo, zašto uopće outsourcing? Često je razlog to što imate ograničene resurse za posao i trebate održavati troškove što je moguće niže. Trošak korištenja dobavljača za neke od vaših potreba obično je mnogo niži od plaća i beneficija koje biste platili kako bi se tim istim funkcijama bavilo stalno osoblje.
Zatim napravite popis onoga što trebate postići. Na primjer, ako želite pogledati dobavljače vanjskih poslova koji će upravljati vašim platnim spiskom, definirajte što ćete trebati učiniti kao dio tog projekta. Jesu li svi vaši zaposlenici plaćeni tjedno, dvotjedno ili mjesečno? Imate li zaposlenike po satu kao i na plaće? Želite li da usluga rješava sva zadržavanja i izvještava odgovarajuću poreznu agenciju? Znajući što želite da dobavljač učini, znatno će vam biti lakše identificirati potencijalne partnere dobavljača koji mogu upravljati svim zadacima bez posebnih problema.
Nakon što saznate zašto želite angažirati vanjske poslove i što trebate učiniti u sklopu projekta outsourcinga, spremni ste za procjenu određenih dobavljača. To često počinje traženjem ponuda ili prijedloga za njihove usluge. Imajte na umu da svakom potencijalnom partneru možete podnijeti poseban Zahtjev za ponudu ili RFP. Uključite određeni format za odgovor. To će znatno olakšati proces uspoređivanja prednosti i cijena svakog potencijalnog dobavljača.
Uz dobivanje informacija o cijenama i uslugama podrške, možda ćete htjeti dobiti i reference za svakog od dobavljača vanjskih poslova koje smatrate. Iako program može izgledati vrlo dobro na papiru, želite biti sigurni da određeni dobavljač doista slijedi ta obećanja. Razgovarajte s drugima koji su koristili dobavljača i pitajte je li njihovo osoblje uvijek profesionalno, izvršavaju li zadatke na vrijeme i koliko se učinkovito nose s bilo kojom vrstom izvanredne situacije koja se pojavi.
Tek nakon što ste ocijenili svakog od dobavljača vanjskih poslova na svom popisu i odabrali dobavljača koji zadovoljava vaše potrebe, trebali biste razmisliti o potpisivanju ugovora. Pročitajte sve uvjete i odredbe prije nego što bilo što potpišete. Postavljajte pitanja ako postoji klauzula ili odjeljak koji ne razumijete. Nakon što ste sigurni da je sve u redu, posvetite se i opustite se da se zadaci koje ste dodijelili dobavljaču obavljaju pažljivo i učinkovito.