Najbolji način za odabir besplatnog softvera za upravljanje zadacima je pronaći web-mjesto koje pregledava ove vrste besplatnog softvera i provjeriti pojedinosti za svaku pojedinačnu aplikaciju. Postoje besplatne aplikacije za upravljanje zadacima dizajnirane za korištenje u akademskom okruženju koje će vjerojatno najbolje raditi za studente ili nastavnike. Neke su aplikacije osmišljene za ljude koji imaju velik broj malih zadataka za dovršetak ili zadataka za obavljanje tijekom dana. Drugi besplatni softver za upravljanje zadacima dizajniran je posebno za one koji rade u profesionalnoj ili izvršnoj ulozi. Postoji dobar besplatni program za upravljanje zadacima koji odgovara gotovo svakom načinu života ili rasporedu. Netko s jednostavnim rasporedom trebat će samo jednostavan program, dok drugi sa složenijim rasporedom mogu htjeti program sa značajkama primjenjivim na određenu profesiju ili raspored.
Jedna od prvih stvari koje treba odrediti pri odlučivanju o određenom besplatnom softveru za upravljanje zadacima je konačna upotreba i funkcija aplikacije. Bolje aplikacije ili programi za upravljanje zadacima mogu se prilagoditi tako da odgovaraju brojnim situacijama, pa je najbolje da preuzmete nekoliko i isprobate svaki nekoliko dana kako biste vidjeli kako se uklapa u određenu vrstu rasporeda. Jednostavnost korištenja bit će glavni prioritet za većinu ljudi, pa bi jednostavniji programi s manje značajki mogli biti najbolje mjesto za početak. Kao opće pravilo, softver za upravljanje zadacima s puno funkcija i značajki imat će višu krivulju učenja i zahtijevat će više vremena za savladavanje.
Neki programi za upravljanje zadacima imat će više funkcija povezanih s matematikom zajedno sa značajkama koje pomažu u rješavanju određenih vrsta jednadžbi, crtanju grafova i stvaranju dubinske analize određenih funkcija. Za ljude u profesiji koja je osjetljiva na vrijeme kao što je pravo, oglašavanje ili bilo koji posao koji zahtijeva pridržavanje krutog rasporeda, sustav upravljanja zadacima koji je usredotočen na ispunjavanje stvarnih rokova ili održavanje rasporeda će najbolje funkcionirati. Neke se profesije vrte oko upravljanja projektima i ispunjavanja određenih kritičnih mjerila ili referentnih točaka tijekom tjedana, mjeseci ili čak dužih razdoblja i zahtijevaju sustav upravljanja zadacima koji prati napredak, prati tijek rada i obavještava potrebne uključene strane. Oni koji rade kao dio tima htjet će razmotriti alate za upravljanje zadacima koji mogu upravljati dijeljenjem datoteka i velikim brojem korisnika, kao i kontrolirati informacije i koordinirati mnoge različite zajedničke zadatke i rasporede.
Posljednja stvar koju treba uzeti u obzir su prednosti web-baziranog sustava za upravljanje zadacima. Iako postoje prednosti upravljanja zadacima i rasporedom na zatvorenoj mreži ili čak na jednom računalu, postoje i mnoge prednosti korištenja i pristupa online alatima za upravljanje zadacima. Prvo, ako je program samo na računalu jednog korisnika i to računalo je oštećeno, ukradeno ili izgubljeno, svi podaci pohranjeni na tom računalu nestaju. Ako se program ili softver nalazi na poslužitelju na udaljenom mjestu, tada se tim podacima za upravljanje zadacima može pristupiti s bilo kojeg računala s bilo kojeg mjesta bez straha od gubitka ili oštećenja podataka. Besplatni internetski program za upravljanje zadacima također omogućuje višestrukim korisnicima pristup istom programu za upravljanje zadacima i slobodno dijeljenje informacija o zadacima ili rasporedu uz očuvanje privatnih podataka svakog korisnika.