Postoji nekoliko čimbenika koje treba uzeti u obzir pri odabiru elektroničke razmjene podataka (EDI). Neki od najvažnijih uključuju proračun, veličinu poslovanja i specifične potrebe. Također može biti korisno razmotriti sposobnost organizacije da podrži EDI sustav prije kupnje. Mnoge tvrtke odlučuju koju će elektroničku razmjenu podataka kupiti na temelju kojih sustava s kojima tvrtke redovito komuniciraju.
Format je važan element koji treba uzeti u obzir pri odabiru sustava elektroničke razmjene podataka. Neke tvrtke mogu kupiti verziju koja koristi softver i mora biti integrirana u računalni sustav organizacije. Ovo je obično dobra opcija za veću tvrtku s osobljem tehničke podrške. Tvrtke koje ne žele preuzeti EDI mogu koristiti web-sučelje. Ovo može biti bolja alternativa za manje organizacije.
Potrebe tvrtki s kojima organizacija komunicira još su jedan čimbenik koji treba uzeti u obzir pri odabiru EDI-ja. Neke tvrtke imaju stroge propise u pogledu formata i načina dostave koji se koriste za transport dokumenata. Dok elektronička razmjena podataka obično ima univerzalnu konfiguraciju, postoje neki detalji koji mogu biti specifični za određene sustave. Tvrtka također može vidjeti sustav koji koristi partner kao dokazani entitet ako se pokazao korisnim za taj posao.
Proračun je još jedan čimbenik koji treba uzeti u obzir kada tražite EDI. Osim početne naknade, važno je imati na umu i cijenu nadogradnje i održavanja. Također bi moglo biti korisno procijeniti koliko će vremena tehničko osoblje potrošiti na proizvod i procijeniti financijski učinak.
Sučelje EDI-ja je još jedan važan element koji treba uzeti u obzir. To može djelomično ovisiti o tehničkoj sposobnosti osoblja koje će koristiti sustav. Stručniji zaposlenici mogu biti voljni upravljati složenim sustavom, dok manje tehnički profesionalci mogu poželjeti sučelje koje je prilagođenije korisniku.
Također može biti korisno razmotriti koliki i koliki volumen će se očekivati od elektroničke razmjene podataka. Važan čimbenik koji treba uzeti u obzir je prosječan broj dokumenata za razmjenu, od dnevnih procjena do godišnje upotrebe. Broj zaposlenika za koji se očekuje da će koristiti sustav također može igrati faktor u odluci o kupnji. Možda će biti lakše koristiti web-sučelje ako se očekuje da nekoliko osoba šalje dokumente.