Menadžeri, voditelji odjela, neovisni izvođači ili radnici na satnici mogu se naći u potrazi za najboljim obrascem za putne troškove kako bi ispravno prijavili troškove poslovnog kretanja. Obrasci za putne troškove pružaju učinkovite formate za mnoge različite vrste troškova i različite poslovne namjene. Odabir najboljeg obrasca za putne troškove znači prilagođavanje aspekata tog obrasca vašim posebnim potrebama za točno izvješćivanje.
Oni koji žele najbolji obrazac putnih troškova za svoje poslovanje trebali bi razmisliti o svojoj namjeni i ciljevima računovodstva putnih troškova: hoće li primarna svrha obrasca troškova biti za interno izvješćivanje, za naknadu unutar tvrtke ili za prijavu putnih troškova internom Služba za prihode? Ove dvije upotrebe predložaka obrasca za putne troškove vrlo su različite, a određivanje specifičnih ciljeva omogućit će zaposlenim putnicima i drugima da pronađu najbolje obrasce koji će im pomoći da prijave ono što je potrebno. Također pomaže imati obrasce koji su jasni i jednostavni za korištenje, s posebnim stupcima za svaku različitu vrstu troškova.
Jedan primarni aspekt odabira najboljeg obrasca za putne troškove je obračun kilometraže. Mnoge tvrtke, kao i porezna služba savezne vlade, zahtijevaju oznake kilometraže i druge ključne bitove podataka za točno bilježenje prijeđenih kilometara u vozilu. Najbolji obrasci putnih troškova pružaju ove informacije, zajedno s drugim specifičnim troškovima poput cestarine itd.
Drugi ključni aspekt pri odabiru najboljeg obrasca za putne troškove je uskladiti taj obrazac s različitim vrstama prijevoza koje radnik obično koristi. Mnogi obrasci troškova izrađeni su samo za praćenje korištenja osobnih vozila, ali drugi uključuju zasebno izvješćivanje za vlakove, autobuse i zrakoplove, kao i druge oblike prijevoza. Obrasci bi također trebali imati zasebne kategorije za putne troškove kao što je hrana jer se odnose na određeni ugovor o naknadi.
Uz sve specifične stavke u izvješću o putnim troškovima, također je važno odabrati obrasce putnih troškova prema njihovom formatu. Uz toliko toga što se u današnjem poslovnom svijetu događa preko interneta, moglo bi imati puno smisla odabrati obrasce u digitalnom formatu koji se lako mogu poslati u središnji računovodstveni ured. Upravitelj ili druga osoba zadužena za obrasce putnih troškova trebali bi razmisliti o tome koliko će se lako moći “odjaviti” ili uključiti u korporativnu “arhitekturu orijentiranu na usluge” ili “SOA”. Uzimanje u obzir svega gore navedenog pomoći će vođama da naprave najbolji izbor za obrazac putnih troškova koji funkcionira.