Da biste odabrali najbolji okvir tijeka rada, može biti dobra ideja da prvo napravite popis potreba vašeg tijeka rada. Nakon što odredite koje značajke programa tijeka rada imaju najviše koristi, možda ćete se htjeti upoznati s različitim vrstama softvera na tržištu. Ako morate postaviti proračun, vjerojatno biste se trebali ograničiti na pregledavanje onih programa koji nude značajke koje su vam potrebne i koji se prodaju po razumnoj cijeni. Mnogi profesionalci koriste trgovačke resurse i preporuke kolega kako bi pronašli okvir tijeka rada koji ima dobru reputaciju.
Tijek rada opisuje proces kroz koji dokument prolazi, od njegovog uvođenja u sustav do trenutka njegovog završetka. U industriji osiguranja, na primjer, tijek rada može opisati niz faza kroz koje zahtjev prolazi. Proces može započeti u trenutku kada klijent podnese zahtjev i završava kada je zahtjev odbijen ili odobren. Okvir tijeka rada opisuje model ili temelj koji vodi proces tijeka rada.
Kako biste odabrali najbolji okvir tijeka rada, trebali biste odrediti od kojih značajki možete imati najviše koristi. Dobar prvi korak mogao bi biti izvođenje analize vašeg trenutnog sustava tijeka rada. Odredite gdje se procesi mogu poboljšati i gdje su uspješni. Mnogi menadžeri odlučuju angažirati konzultante koji mogu pružiti vrijedne povratne informacije. Neki konzultanti također mogu informirati menadžere o trenutnim trendovima i tehnološkim otkrićima koji bi mogli utjecati na njihove odluke.
Softver koji pruža usluge tijeka rada varira od besplatnog do skupog. Kako biste olakšali proces odabira okvira tijeka rada, možda bi bilo dobro izraditi proračun. Besplatni softver obično je otvorenog koda i često ga koriste manje tvrtke s osnovnim potrebama. Veće tvrtke i tvrtke sa složenim zahtjevima tijeka rada mogu imati koristi od skupljeg softvera koji može podržati više korisnika i koji može ponuditi niz naprednih usluga.
Neke uobičajene značajke softvera okvirnog tijeka rada uključuju usluge e-pošte koje pojednostavljuju komunikaciju i predloške dokumenata koji mogu pomoći profesionalcima u određenim industrijama da uštede vrijeme. Mnogi programi bilježe bilješku o tome tko je primio dokument i tko je u njega unio izmjene. Programi za industrije u kojima je komunikacija s klijentima primarni čimbenik mogu uključivati klijentska sučelja koja su korisnicima laka za korištenje.
Ako smatrate da razmišljate o dva programa tijeka rada koji izgledaju prilično slično, možda bi bilo dobro koristiti resurse za trgovinu, poput web-mjesta i periodičnih publikacija. Članci i recenzije o okvirnim programima tijeka rada mogu vam pomoći da naučite koje se vrste softvera najčešće koriste. Sajmovi i preporuke kolega također mogu biti od pomoći.