Odabir najboljeg podsjetnika za termin ovisit će o njegovoj upotrebi i namjeni. Kada uspoređuje različite sustave podsjetnika na termine, osoba mora odrediti hoće li sustav biti za osobnu upotrebu ili će se koristiti za podsjećanje drugih pojedinaca na njihove sastanke. Sustav podsjetnika na termin koji liječnička ordinacija koristi da podsjeti pacijente na nadolazeći termin, na primjer, uvelike će se razlikovati od sustava podsjetnika koji se jednostavno koristi da pomogne osobi da bolje organizira svoj vlastiti raspored.
Prilikom odabira sustava podsjetnika na sastanke, važno je uzeti u obzir sve različite metode koje sustav može koristiti da podsjeti korisnike ili klijente na njihove sastanke. Mnogi sustavi mogu slati podsjetnike putem e-pošte, tekstualnih poruka ili automatiziranih telefonskih poziva. Za osobu koja traži jednostavan podsjetnik, osnovni online kalendar može poslati korisniku e-mail koji će ga obavijestiti o nadolazećem terminu. Oni kojima je potreban podsjetnik za termin za komercijalne aplikacije mogu implementirati sustave koji dopuštaju da se više podsjetnika više puta šalje klijentima putem više kanala isporuke, kao što su podsjetnici tekstualnih poruka ili telefonskih poruka.
Mnogi podsjetnici na sastanke za osobnu upotrebu dolaze sa standardnim sučeljem. Ovi podsjetnici omogućuju korisnicima da unose ne samo nadolazeće sastanke, već i nadolazeće rođendane, događaje i sastanke unutar istog programa. Popularniji programi također omogućuju korisniku učitavanje dodatnih dokumenata i materijala koji su povezani s nadolazećim terminom. Ova značajka nudi povećanu praktičnost jer korisnici mogu prenijeti sve dokumente koji su potrebni za određeni sastanak i moći im pristupiti u bilo kojem trenutku.
Za komercijalne podsjetnike na sastanke, korisnici mogu prenijeti popis svojih postojećih klijenata, a kako su novi termini zakazani, sustav će automatski slati podsjetnike tim klijentima na razne načine. Ova je značajka iznimno korisna za tvrtke koje redovito zakazuju klijente kao što su liječničke ordinacije ili frizerski saloni. Sustav podsjetnika na komercijalne sastanke ove veličine također svojim korisnicima daje mogućnost izrade detaljnih izvješća o broju kupaca koji su kontaktirani, kao io broju kupaca koji su potvrdili ili otkazali svoje termine. Uz detaljna izvješća, komercijalni podsjetnici na sastanke također omogućuju dijeljenje podataka o terminima među više strana, što osigurava da svi imaju pristup najnovijim informacijama.