Idealan skener računa jasno će skenirati račune na računalo i dolazi sa softverom koji vam omogućuje organiziranje računa ili prijenos skeniranih računa u softverski program po vašem izboru, bilo da se radi o proračunskoj tablici ili financijskom softveru. Kada tražite skener računa, razmislite o cijeni skenera i da li je kompatibilan s vrstom računala koje koristite. Druga važna razmatranja su kvaliteta skenirane slike i jednostavnost korištenja i skenera i njegovog softvera.
Skener računa omogućuje vam da smanjite količinu papirologije koju držite jer izrađuje kopiju računa i pohranjuje je kao sliku na računalu. Kada skenirate račune, možete ih sortirati po vrsti, mjesecu ili putovanju tako da možete brzo pronaći račune kada pripremate poreznu prijavu ili pripremate izvješće o troškovima za nadoknadu. Neki skeneri računa dizajnirani su za korištenje s računalom, dok su drugi aplikacije koje možete instalirati na pametni telefon.
Kvaliteta slike važna je pri odabiru skenera računa. Ako ne možete pročitati skenirani račun, on je od male vrijednosti. Neki skeneri imaju problema s čitanjem potvrda koje su napisane rukom ili koje su zgužvane. Drugi mogu teško skenirati račune koji nisu ispisani crnom bojom na bijeloj pozadini. Iako nijedan skener neće stalno proizvoditi savršene slike, potražite onaj koji može podnijeti izblijedjele ili obojene račune.
U nekim slučajevima, skener računa je dobar onoliko koliko je dobar njegov softver. Potražite softver za račune koji ispravlja račune koji krivo skeniraju i koji vam omogućuje pretraživanje skeniranih potvrda. Neki softverski programi koji se isporučuju sa skenerima računa automatski će unijeti podatke iz računa, kao što su iznos, porez i kupljeni artikl, pod uvjetom da skener može dobiti jasnu sliku s računa i ispravno pročitati podatke.
Ako koristite pametni telefon, možda biste željeli nabaviti aplikaciju za skener. Aplikacije skenera koriste kameru na vašem telefonu za fotografiranje računa. Zatim možete poslati sliku sebi e-poštom i prenijeti je u proračunsku tablicu ili drugi softver po vašem izboru. Aplikacija na vašem telefonu eliminira potrebu za dodatnim dijelom opreme i omogućuje vam skeniranje računa kada ste u pokretu. Telefonski skeneri također su daleko jeftiniji od zasebnih skenera i mogu čak biti dostupni besplatno.