Softver otvorenog koda za fakturisanje izvodljiva je opcija za mnoge male tvrtke i nezavisne izvođače, osobito kada se prvi put pokreću, a novac za softver je donekle ograničen. Ova rješenja otvorenog koda često će pružiti sve alate potrebne za izradu osnovnih faktura koje se mogu ispisati i poslati kupcima poštom ili priložiti e-porukama kao dokumente. Prilikom razmatranja različitih opcija za softver otvorenog koda za fakturisanje, važno je uzeti u obzir čimbenike kao što su funkcionalnost, jednostavnost korištenja i mogućnost relativno lakog uvoza i izvoza podataka u druge sustave.
Jedan od glavnih čimbenika koje treba imati na umu kod bilo koje aplikacije otvorenog koda je raspon funkcija dostupnih uz softver. U idealnom slučaju, želite odabrati softver otvorenog koda za fakturisanje koji će vam omogućiti da prilagodite predložak, dodajući informacije kao što su naziv tvrtke, adresa za dostavljanje i kontakt podaci. Također želite koristiti aplikaciju koja čini izračun dugovanog iznosa donekle jednostavnim. Na primjer, alat otvorenog koda koji vam omogućuje da unesete količinu i cijenu po jedinici na stavku retka, a zatim da softver izračuna ukupan iznos za tu stavku, vrlo je koristan. Usredotočite se na aplikacije koje omogućuju jednostavan unos pojedinosti o stavkama, kao što su opisi proizvoda, i omogućuju vam izradu tablica kako bi se podaci mogli dohvatiti za kasnije korištenje.
Nekoliko drugih funkcija uključenih u softver otvorenog koda za fakturisanje dodat će vrijednost programa vašem poslovanju. Vrlo je važna mogućnost spremanja računa u formatu koji korisnici mogu s lakoćom otvoriti, uz sprječavanje neovlaštenih promjena na računu. Osim toga, aplikacija bi vam trebala omogućiti stvaranje korisničkih profila koji bilježe osnovne informacije, kao što su cijene za različite usluge, imena i adrese klijenata, pa čak i adrese e-pošte. Kada je ovaj detalj povezan s određenim kodovima kreiranim u sustavu, to može pomoći u smanjenju vremena unosa podataka jer se informacije dohvaćaju i ispunjavaju kada počnete stvarati novu fakturu za tog kupca.
Uz funkcionalnost, želite i softver otvorenog koda za fakturisanje koji omogućuje jednostavan unos podataka, bez potrebe za prolaskom kroz puno koraka kako biste dovršili fakturu. Kretanje s jednog polja predloška na sljedeće treba biti jednostavno i fluidno, omogućujući unos podataka učinkovitim tempom. U idealnom slučaju, stvaranje predloška fakture, prilagođavanje polja i mogućnost korištenja tog predloška za izradu faktura ne bi trebalo dugo trajati.
Mogućnost dohvaćanja informacija iz drugih baza podataka i učitavanja u program otvorenog koda za fakture također je plus. Na primjer, mogućnost interakcije s podacima o kupcima koji se nalaze u proračunskoj tablici ili u prodajnoj bazi podataka znači minimiziranje potrebe za stvaranjem profila kupaca i unosom cijena od nule. Ovaj aspekt može uštedjeti puno vremena, osobito ako vaše poslovanje počinje rasti i stjecati stalan priljev novih kupaca. Uz veliki broj različitih dostupnih softverskih opcija otvorenog koda, manja poslovna poduzeća mogu lako napraviti popis potrebnih značajki i funkcija, a zatim identificirati barem nekoliko aplikacija otvorenog koda koje će zadovoljiti te potrebe.