Odabir najboljeg medicinskog softvera za transkripciju ovisi prvenstveno o potrebama transkripcionista. Programi dolaze sa širokim spektrom značajki i različitih razina složenosti. Softver bi također trebao biti u skladu sa svim zakonima i propisima povezanim s informacijama koje se odnose na zdravstvenu skrb. Također je preporučljivo prije kupnje programa utvrditi zahtjeve za kompatibilnost klijenata.
Jedna od najvažnijih značajki softvera za medicinsku transkripciju je da je u skladu s lokalnim propisima za prenošenje informacija u vezi sa zdravstvenom skrbi. Na primjer, u Sjedinjenim Američkim Državama pacijenti su zaštićeni Zakonom o prenosivosti i odgovornosti zdravstvenog osiguranja (HIPAA). Ovaj čin kongresa osigurava pacijentima određeni standard privatnosti putem standardiziranih metoda osiguravanja zdravstvenih informacija. Postoje i nacionalni standardi komuniciranja zdravstvenih informacija koje se moraju poštivati. Transkripcionist će možda morati kupiti softver koji je u skladu s propisima poput ovih kako bi ostao u poslu.
Postoji široka lepeza značajki dostupnih u medicinskom softveru za transkripciju. Općenito, oni su usmjereni na pomoć transkripcionistu da što brže dovrše projekte uz zadržavanje točnosti, budući da su mnogi radnici na ovom području plaćeni po satu. Programi se razlikuju po načinu snimanja, obrade i organiziranja zvučnih datoteka.
Softver sa značajkom proširenja riječi može pomoći da se ubrza proces tipkanja. Prepoznaje riječi unutar prvih nekoliko poteza tipki i ispunjava preostala slova. Transkripcionist počinje unositi uobičajene izraze koji će se koristiti u dokumentu, a zatim svaki put kada transkripcionist počne tipkati, program popunjava riječ. Proširivači riječi rade s kraticama kao i punim pojmovima.
Medicinski softver za transkripciju također se može programirati za snimanje zvuka na nekoliko načina. Većina programa prihvaća različite vrste digitalnih datoteka kao što su one preuzete s protokola za prijenos datoteka (FTP), podatkovnog sticka ili kompaktnog diska. Drugi programi mogu koristiti tehnologiju snimanja glasa za povlačenje zvuka iz vanjskih izvora kao što su glasovne poruke.
Druga vrsta medicinskog softvera za transkripciju koristi tehnologiju prepoznavanja govora za prijenos zvuka u tekst. Mnogi programi također umeću interpunkciju. Iako ova vrsta softvera može podnijeti većinu projekta transkripcije, još uvijek je važno da transkripcionist provjeri točnost cijelog teksta. Vjerojatno će trebati dodati i barem neke interpunkcije.
Također je dostupan softver za medicinske transkripcioniste na obuci. Tipičan program će voditi korisnika kroz učenje procesa učinkovitog prepisivanja i razvoj snažnog rječnika medicinskih pojmova. Većina proizvoda također pruža mogućnosti za vođenu praksu u širokom spektru formata medicinskih zapisa.