Softver za naplatu otvorenog koda koriste fizičke i online tvrtke za naplatu usluga korisnicima i za naplatu godišnjih ili mjesečnih cijena za pretplate. Mnoge tvrtke koriste softver otvorenog koda za naplatu za cikluse naplate, tako da će mogućnost korištenja prilagođenih ciklusa s bilo kojim povezanim novčanim iznosom omogućiti tvrtki da napravi mnogo različitih paketa pretplate. Mogućnost automatskog generiranja faktura spriječit će administratora da prolazi kroz dugotrajan proces izrade potpuno nove fakture, popunjavanja informacijama i potom davanja kupcu. Alati za ispis i slanje računa putem e-pošte omogućit će korisniku da kupcu dostavi elektroničku ili papirnatu verziju računa. Alati za podsjetnike unaprijed osigurat će da kupci ne zaborave platiti na vrijeme.
Ciklusi naplate, posebno za vlasnike poslovnih web stranica, omogućuju tvrtki da naplaćuje stalnu pretplatu od korisnika. Za učinkovitu uslugu pretplate, u kojoj korisnik ima nekoliko različitih izbora ciklusa, softver za naplatu otvorenog koda trebao bi biti u mogućnosti kreirati prilagođene cikluse, kao što su mjesečni ciklus, polugodišnji ciklus i godišnji ciklus. Administrator bi također trebao moći unijeti prilagođene vrijednosti za svaki ciklus, jer godišnji ciklusi obično naplaćuju manje mjesečno od mjesečnog ciklusa.
Račun nije najteži dokument za izradu, ali zahtijeva dodatno vrijeme kada se radi ručno. Ako softver otvorenog koda za naplatu može automatski generirati fakturu, to će olakšati pružanje usluga kupcu bez potrebe za unosom svih podataka za fakturu. Za ispravno generiranje fakture obično će postojati tekstualna polja koja će administrator ispuniti, ali to će potrajati samo nekoliko sekundi umjesto nekoliko minuta.
Nakon što je račun kreiran, administrator još uvijek mora dostaviti račun kupcu. Ovisno o tome je li tvrtka fizička ili online tvrtka, bit će potrebna isporuka ispisa ili e-pošte. Neke fizičke tvrtke šalju fakture e-poštom uobičajenim kupcima, a neke online tvrtke ispisuju i šalju fakture drugim tvrtkama, tako da bi najbolji softver za naplatu otvorenog koda trebao omogućiti obje metode isporuke.
Većina kupaca dobro plaća svoje fakture tijekom ciklusa naplate, ali neki kupci mogu zaboraviti svoje obveze. Kako bi osigurali da kupci ne zaborave, alat za podsjetnik za plaćanje unaprijed može pomoći tvrtki da prikupi sav dug koji duguje. Ovaj alat šalje e-poštu korisnicima, podsjećajući ih na njihov račun na diskretan način.