Često dobivanje najboljeg softvera za obračun troškova koji se temelji na aktivnostima važan je korak u praćenju i kontroli poslovnih troškova. Poduzeće obično ima mnogo različitih troškovnih linija, a softver za obračun troškova koji se temelji na aktivnostima trebao bi izvještavati o svim tim linijama kako biste točno znali kamo ide novac. Troškovi bi trebali donijeti zaradu, tako da dobra značajka koju treba tražiti može biti sustav usporedbe prihoda i troškova. Izvješća o troškovima i dobiti obično su potrebna za prezentacije i arhivske svrhe, a program koji to nudi obično je bolji. Većina tvrtki ima baze podataka i, ako se informacije o troškovima temeljene na aktivnostima mogu lako integrirati u bazu podataka, to može olakšati kontrolu troškova.
Poduzeće često mora koristiti novac iz mnogo različitih razloga, a svaki od njih je poznat kao troškovna linija. Neke uobičajene linije uključuju marketing, stvaranje proizvoda, obračun plaća zaposlenika i druge operativne troškove. Ako softver za obračun troškova koji se temelji na aktivnostima samo kaže da ste potrošili 1,000 USD (USD), onda ovo možda neće biti učinkovito kao program koji kaže da ste potrošili 200 USD na zaposlenike, 600 USD na kreiranje proizvoda i 200 USD na marketing. Obično je bolje znati kamo točno ide novac, pa je troškovni softver koji obično izvješćuje o različitim troškovnim linijama bolji.
Kada trošite novac na svoj posao, očekuje se da će taj novac rasti zbog prodaje ili drugih strategija za ostvarivanje profita. Kako biste vidjeli opravdavaju li troškovi njihov prihod, obično je najbolje da softver za obračun troškova koji se temelji na aktivnostima ima sustav za usporedbu prihoda. Ovo će usporediti koliko ste potrošili na svoje troškovne linije i pokazati koliko ste prihoda ostvarili kroz rashode.
Izvješća o dobiti i troškovima važna su iz više razloga, posebno kada je riječ o trošenju novca tvrtke. To znači da bi softver za obračun troškova koji se temelji na aktivnostima vjerojatno trebao imati alate za izvješćivanje i analizu. Detaljna izvješća obično su bolja, pa bi softver za obračun troškova trebao moći izvještavati o mnogim različitim aspektima troškova i prihoda.
Važnost podataka znači da će vaše poslovanje u 2011. godini najvjerojatnije imati bazu podataka. Objedinjavanje poslovnih podataka obično olakšava pronalaženje, dohvaćanje i korištenje tih podataka. Ako vaš softver za obračun troškova koji se temelji na aktivnostima ima jednostavnu integracijsku značajku, tada će biti potrebno manje rada da bi to dvoje radilo zajedno. Inače ćete možda morati napraviti komplicirane funkcije ručnog izvoza i uvoza, što može biti teško i može smanjiti učinkovitost softvera za obračun troškova.